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S'installer

 

Dans cette rubrique, vous trouverez des articles sur les démarches administratives ou le matériel nécessaire pour commencer.

Mais aussi des conseils et des astuces utiles pour une installation en libéral.

 

La To Do List de l'installation !

 

 

La TO DO LIST qu'il vous manquait !

 

En tant que spécialiste de l'installation en libéral des professionnels de santé, Envolib a établi une "TO DO LIST" sur laquelle vous pourrez vous appuyer dans votre projet d'installation en libéral.

 

En partant des démarches et réflexions à mener en amont, jusqu'au jour J de réception de votre premier patient, cette liste standard constitue un fil rouge efficace et concret.

 

Pour obtenir cette liste : envoyez-nous un mail

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Nous vous fournissons cette liste gratuitement.

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N'hésitez pas également à nous demander une personnalisation afin qu'elle colle parfaitement à votre projet et pour obtenir nos conseils et notre accompagnement.

Extrait :

To Do List de l'installation en libéral médecin

 

 

Comment choisir son logiciel médical ?

Introduction

 

D’abord, qu’est-ce qu’un « bon » logiciel médical ?

 
C’est un logiciel qui réunit au moins ces 4 caractéristiques :

  • Il est adapté à votre métier et votre spécialité. Et s'l est voué à être partagé entre plusieurs praticiens, il doit garantir le secret médical.
  • Il est compatible avec votre installation informatique et votre système d’exploitation (Windows ou Mac) ou celui avec lequel vous souhaitez travailler.
  • Il est intuitif et ergonomique, avec une navigation fluide, voire une interface personnalisable.
  • Il s’adapte à tous vos terminaux (ordinateur de bureau, tablette, téléphone) et s’utilise facilement en déplacement. C’est surtout nécessaire lors des visites ou si vous souhaitez travailler depuis votre domicile.

 

Côté fonctionnalités, que doit-il proposer ?

 
Tout dépend bien sûr de vos besoins. Mais un bon logiciel médical doit proposer les fonctionnalités suivantes :

  • La gestion des dossiers patients : fiche administrative, histoire médicale, contre-indications, traitements de fond…
  • L’aide à la prescription : rédaction des ordonnances, posologies, contre-indications… 
  • La télétransmission des feuilles de soin électroniques
  • Les téléservices Assurance Maladie
  • La facturation
  • L’aide à la prévention : alertes automatiques, mémo, module vaccinations…
  • La messagerie sécurisée et le partage des données : assistants, secrétaires, remplaçants…
  • L’agenda
  • L’enregistrement des résultats complémentaires : biologie, imagerie…
  • Le suivi des critères de performance pour la ROSP (rémunération sur objectifs de santé publique)
  • La classification commune des actes médicaux (CCAM)
  • La possibilité de consulter les dossiers patients à distance, via un smartphone ou une tablette

 

Le service après-vente : un critère plus important qu’il n’y paraît

 
Pour bien choisir votre logiciel médical, ne vous intéressez pas qu’aux fonctionnalités. Comparez aussi la qualité de l’accompagnement qu’on vous propose : 

  • Quelles sont les prestations complémentaires proposées par l’éditeur ? Sont-elles incluses dans le contrat de maintenance ?
  • Quelle est le degré d'implication de l'éditeur dans l’installation, la configuration et la prise en main du logiciel ?
  • Une formation sur place est-elle proposée ?
  • Existe-t-il une hotline facilement joignable aux heures d'utilisation du logiciel ?
  • Quelles sont les modalités d’intervention en cas de panne : sur place, à distance ? 
  • Les mises à jour, comment se font-elles et à quelle fréquence ? Une assistance est-elle prévue pour accompagner les éventuels changements de version

 

Et les tarifs ?

 
Entre le tarif de base, les modules facultatifs, le nombre de licences, les frais de mise en service et la maintenance, difficile d’estimer le coût réel de votre futur logiciel médical.

Le mieux, après avoir fait un premier tri grâce à cet article et au regard de la complexité des offres et des options sur mesure, reste de demander un devis personnalisé à l’éditeur.

 

 

Deux modèles de commercialisation

 

Les éditeurs de logiciels destinés aux médecins proposent deux modèles de commercialisation : le contrat de licence d’utilisation et le contrat d’abonnement de prestations informatiques.

 

Le contrat de licence d’utilisation

 

Un logiciel est une œuvre de l’esprit protégée au titre des droits d’auteur. L’éditeur d’un logiciel dispose sur son œuvre d’un droit exclusif d’exploitation. Ce droit permet à l’éditeur de s’opposer à toute utilisation ou reproduction de son logiciel sans son accord. L’éditeur peut également s’opposer à la modification du logiciel. Un logiciel métier peut être commercialisé par un contrat de licence d’utilisation.

 

Il s’agit d’un contrat par lequel l’éditeur du logiciel autorise une ou plusieurs personnes déterminées (licence fixe) à utiliser le logiciel sur un ou plusieurs postes informatiques (licence multipostes ou licence flottante).

 

Le contrat de licence d’utilisation est un contrat instantané similaire au contrat de vente. L’utilisateur du logiciel acquiert la licence en s’acquittant d’une somme d’argent fixée par l’éditeur. Le droit d’utiliser le logiciel est accordé, sauf dispositions contraires, pendant toute la durée des droits dont jouit l’éditeur sur son œuvre à savoir 70 ans à compter de la divulgation au public du logiciel.

 

 

Le contrat d’abonnement de prestations informatiques

 

L’éditeur d’un logiciel peut également commercialiser son logiciel dans le cadre d’un contrat de prestations. Le contrat de prestations informatiques est proposé par l’éditeur ou par son distributeur agréé. Dans ce modèle de distribution, le droit d’utilisation du logiciel accompagne d’autres prestations prévues au contrat.

 

Le contrat est conclu pour une durée déterminée renouvelable par tacite reconduction. L’utilisateur s’acquitte d’une somme d’argent pendant toute la durée du contrat selon la périodicité convenue (mensuelle ou trimestrielle).

 

 

Les principaux logiciels

 

Voici une liste non exhaustive des principaux logiciels du marché.

Bien entendu, nous ne pouvons choisir pour vous, et vous donner d'autre conseil que celui de demander aux éditeurs des démos, après avoir fait un premier tri parmi les quelques 70 logiciels du marché ayant un certificat HAS actif.

 

Quelques pistes :

 

Logiciels leader utilisés par plus de 5000 médecins : Axisanté, Crossway, Mediclick, Hellodoc, FISImed, Medistory

 

Les logiciels entre 1500 et 5000 utilisateurs : Maidis, Hypermed, Medicawin, MediMust, Shaman

 

Si vous voulez un logiciel sous MacOS : éO, Hypermed, MédiClick, MediMust, le leader sur Mac Medistory en version 4 (MacOS et iOS seul). Les logiciels en ligne sont quant à eux accessibles sous les deux environnements via un navigateur web.

 

Si vous désirez un logiciel associatif, collaboratif, ou en partenariat avec une société savante : AlmaPro, éO, XMed, …

 

Si vous désirez essayer un logiciel en ligne, c'est à dire hébergé à distance et accessible depuis un navigateur Web : Chorus, Monlogicielmedical, le leader Weda

 

Si vous avez besoin d'équiper une MSP, pour toucher la subvention, vous devez choisir un logiciel ayant reçu le label eSanté : AlmaPro, Dr Santé, Crossway, MonLogicielMedical, Axisanté, Labelisa, Chorus, Hellodoc, Maidis, Hypermed, Médimust, éO et Weda

Pour ces logiciels labellisés MSP, vous trouverez plus d’informations sur esante.gouv avec notamment le niveau de labellisation (standard niveau 1 et avancé niveau 2)

 

A savoir : la liste des logiciels d'aide à la prescription certifiés selon le référentiel HAS est consultable sur le site de la HAS :

C'est important si vous souhaitez toucher le forfait structure de la ROSP.

 

 

 

Notre top 5

 

Hellodoc : le plus complet

 

HelloDoc, utilisable sous Windows, fait partie du groupe de tête. Convivial, complet, facile d’accès, il peut convenir à tous types de médecins.

L’interface est agréable et permet une navigation par onglet. Une version synthétique du dossier médical du patient permet de trouver les informations majeures rapidement.

 

Prix : De 200 à 1600 € TTC selon les modules choisis.
Abonnement annuel avec mise à jour et assistance à 65,90 € TTC/mois

 

L’éditeur a toujours été très réactif pour suivre les critères exigés pour la ROSP (forfait structure) et est donc logiquement DMP comptatible.

 

Les retours des utilisateurs sont dans l'ensemble positifs. Ils sont très attachés à leur logiciel. Les plaintes concernent surtout l'augmentation régulière des tarifs de maintenance qui étaient il est vrai parmi les plus bas du marché lorsque CGM a racheté Hellodoc en 2014...

 

Plus de détails sur Hellodoc

 

Medistory 4 : leader sur Mac

 

Leader sur Mac, Prokov se distingue une fois de plus par des solutions originales et élégantes, Medistory 4 est aussi qualifié de 4x4 car il combine une application, une Station (objectif partage des données), des services en ligne à télécharger (EtherEgo) et de l'analyse (Efficience). Le logiciel a été conçu dans l'optique de répondre aux objectifs de la ROSP tout en facilitant l'usage de l'informatique pour le médecin. Un must depuis très longtemps.

 

L’application iPad est particulièrement ergonomique et permet une utilisation au sein et en dehors du cabinet médical. L’application offre tous les outils à portée de main ainsi qu’une synthèse du dossier du patient en un clin d’œil.

 

Compatibilité DMP : non pour l'iPad mais complète pour la version Mac

 

En ce qui concerne le prix : licence initiale d’environ 3100 € TTC à laquelle il faudra ajouter 828 € TTC par an pour maintenir la compatibilité au forfait structure de la ROSP. Nous conseillons également de s’attacher les services d’un informaticien-expert Medistory pour l’installation et l’assistance.

 

Les retours des utilisateurs sont excellents, ce logiciel est plébicité. Ceux qui se le sont approprié en sont ravis et le préconisent.

 

Plus d’infos sur : Medistory

 

Axisanté 5 : pour toutes les pratiques

 

Axisanté 5 est un logiciel de gestion fonctionnant sous Windows qui a su s’imposer au fil des années  Il est aujourd’hui un des logiciels majeurs du marché.

 

Modulaire, il permet une utilisation optimisée, l’accès au dossier est bien structuré ce qui permet une navigation simple et lisible parmi les nombreuses fonctionnalités. Axisanté 5 est également largement répandu dans tous types de cabinets médicaux, car il est réactif par rapport à l’évolution de la législation et de la ROSP.

 

Il est 100% DMP Compatible

 

Son prix varie de 595 à 1290 € TTC pour la licence et selon les modules choisis. Un abonnement est proposé et intègre les mises à jour et l’assistance téléphonique : de 41 à 52 € TTC/mois. Coût de l’appel : 0,15 €/mn

 

Des bons retours des utilisateurs, même si on note moins d’enthousiame que pour Medistory par exemple.

 

Plus d’informations sur :Axisanté

 

 

Mediclick : adapté aux réseaux hétérogènes

 

Peu d’outils pour cabinets médicaux sont disponibles pour Mac et PC. Le logiciel de gestion Mediclick permet cette possibilité tout en étant performant. Ainsi, les praticiens d’un même cabinet peuvent choisir leur équipement informatique indépendamment et tout de même travailler sur une base de données partagée.

 

L’interface est complète et offre une expérience utilisateur optimale. De nombreux alerteurs sont paramétrables et des formulaires structurés permettent de réduire le temps de saisie. Tout a été fait pour faire gagner du temps.

 

Il est DMP compatible.

 

Prix : A partir de 990 € TTC. Nous restons en attente d’une offre commerciale actualisée. Il est réputé cher.

 

Des très bons retours et une belle communauté d’utilisateurs satisfaits qui s’entraident et partagent les bonnes pratiques.

 

Plus d’informations sur Mediclick

  

 

Weda : meilleur logiciel en ligne

 

Les logiciels médicaux en ligne permettent une accessibilité permanente et depuis tous les ordinateurs.

 

Weda est le leader de ce type de formule. La structure de son interface est très ergonomique et complète. Cependant, une variante synthétique du dossier du patient est disponible dans une version légère pour les supports mobiles ou pour une utilisation en condition de réseau limité.

 

Prix par module de 30 à 80 €/mois, 30€/mois pour VitaleZen, 80 €/mois pour le dossier patient soit un coût mensuel supérieur à 140 €/mois.

 

Développé par une société innovante dont les créateurs ont de l’expérience, en tenant compte de l’avis d’un groupe de 25 médecins testeurs, le logiciel est au plus près des besoins des praticiens en terme de mobilité et de simplicité. L’interface est particulièrement agréable à utiliser.

 

Plus qu’un logiciel, Weda est une plate forme d’applicatifs qui comprend un logiciel de gestion des dossiers patients (W-dossier), un module de sauvegarde et d'archivage sécurisé des données médicales (W-archives), un planning intelligent (W-planning), et W-échanges, qui permet l'échange sécurisé de documents de santé entre confrères et peut servir de messagerie interne instantanée.

 

Les utilisateurs de Weda sont satisfaits du logiciel et de ses particularités. Pour autant, beaucoup regrettent la tarification de ces services. Les données étant par ailleurs hébergées « chez Weda », l’utilisateur qui souhaite partir dépend de leur service après vente qui n’a pas la réputation d’être aussi performant que pour d’autres logiciels.

 

Plus d’informations sur Weda

 

 

  

 

Conclusion

 

Il n’est pas si aisé de choisir le logiciel médical de son cabinet. Et c’est encore plus difficile quand ce choix doit convenir à tous les membres.

Pour faire le bon, nous vous conseillons d’abord de lister vos priorités selon plusieurs angles :

  • le matériel (Mac ou PC, nombre de postes, nombre de terminaux de paiement et de lecteurs de cartes vitales, stockage des données patients en local ou sur le cloud, …)
  • les fonctionnalités propres au logiciel
  • son ergonomie
  • sa fiabilité et la pérennité de son usage dans le temps (en fin de vie et nouvelle version imminente par exemple)

D’abord, réalisez un premier tri par élimination parmi la large offre sur les critères « matériels » et « fonctionnalités ».

 

Ensuite, parmi les restants, vous pourrez parcourir les sites internet des éditeurs, Youtube ou les forums pour visualiser des screenshots et des videos. Supprimez ceux qui ne vous plaisent pas au niveau du design, de la convivialité et de votre ressenti personnel.

Vous pourrez aussi demander des démos de ces logiciels aux éditeurs pour confirmer vos sensations. Cela vous permettra d’appréhender les interfaces et les fonctionnalités et de vous projeter dans votre future utilisation quotidienne.

 

Votre outil informatique et plus particulièrement le logiciel médical est devenu un élément indispensable à chaque consultation, il doit être performant, fiable, et accessible en permanence. En cas de bug ou de difficulté, vous devez pouvoir compter sur un interlocuteur réactif et compétent qui saura vous dépanner. Ce critère est essentiel. Un logiciel leader avec un réseau d’experts de proximité est rassurant.

 

Pour finir, le coût n’est pas à négliger, d’autant que les modèles économiques et les tarifs peuvent présenter des écarts significatifs. Mais selon nous, le prix doit rester un des derniers critères. Votre logiciel pourra être votre meilleur allié ou un vrai boulet, choisissez le d’abord sur des critères d’usage et de plaisir avant de vous focaliser sur un critère économique.

 

 

 

 


 

Vous avez toujours des questions concernant le bon logiciel médical pour votre futur cabinet ?

Vous souhaitez obtenir des devis personnalisés mais vous n'avez pas le temps de vous en occuper ?

Contactez un conseiller ENVOLIB.

 

 


 

 

 

A noter que nous nous sommes appuyé sur l'important travail réalisé par Buzz Médecins pour réaliser cet article.

Nous avons cependant actualisé de nombreuses données car il n'est pas spécialement tenu à jour.

Vous retrouverez des fiches détaillées mais un peu vieillissantes de chaque logiciel sur ce site de comparatif de logiciels médicaux.

 

 

 

 

 

Dossier installation. Etape 10 : Le démarrage

Installation cabinet médical le démarrage

 

 

Etape #10 et dernière ligne droite de votre installation en libéral !

 

La pression et l'excitation montent !

 

Les derniers jours avant l'ouverture de votre cabinet médical et la première consultation peuvent être utilisés pour finaliser les démarches.

 

 

Finaliser les démarches administratives

 

Soyez attentif en ouvrant votre courrier et soyez critique sur le contenu. (vous recevrez également quelques courriers frauduleux à jeter directement après avoir éventuellement dénoncé la pratique)

Ne tardez pas à répondre pour que le traitement de votre dossier reste dans les rails. Tout écart peut générer un grain de sable parfois très difficile à rattraper. Si vous n'êtes pas d'accord ou si vous avez des doutes, faites le savoir par écrit immédiatement, les erreurs ou la non prise en compte de certaines informations arrivent parfois, surtout au démarrage. 

Quelques formalités seront même à finir après l'ouverture de votre cabinet.

 

Vérifier que vous avez bien été enregistré auprès de tous les organismes et que les informations sont bonnes.

Evitez aussi les prélèvements automatiques jusqu'à ce que votre situation soit en régime de croisière.

 

 

Information de votre installation

 

Pour vos futurs patients et les professionnels de santé du territoire, il pourra être nécessaire de se faire connaître et communiquer sur l'ouverture de votre cabinet, votre spécialité, vos spécificités.

 

Pour cela :

  • Ouvrer des plages de consultation sur votre plateforme de rdv par internet. Le référencement est souvent bon et vous permettra de capter une nouvelle patientèle
  • Inscrivez votre cabinet sur les plateformes telles que "les pages jaunes", "google mybusiness" ou "apple map" pour que vos patients vous trouvent facilement
  • Partez à la rencontre des professionnels de santé aux alentours de votre cabinet

 Une fois que votre patientèle sera stabilisée, vous pourrez songer à diminuer votre visibilité sur internet pour faciliter la gestion de votre e-réputation.

 

Confirmer le démarrage aux partenaires

 

La dernière semaine, rappelez toutes les entreprises et partenaires avec qui vous avez passé des contrats ou des accords.

Vous pouvez leur confirmer le démarrage effectif de votre activité, pour le démarrage de leurs prestations ou le top départ des couvertures assurances par exemple (et par conséquent de la facturation).

 

 

Réaliser les derniers tests

 

Faire quelques consultations tests grandeur nature.

Demandez à vos proches, à votre famille, à vos amis, de venir à votre cabinet pour une consultation.

Allez les chercher dans la salle d'attente, recevez-les sérieusement, passez la carte vitale et testez un paiement.

Soyez critique et exigez qu'ils le soient tout autant.

Cela vous permettra de faire baisser l'appréhension des premiers jours et de pouvoir réaliser les derniers réglages autant de votre point de vue que du point de vue patient.

 

 

 

Et c'est le démarrage !

 

Et il ne reste plus qu'à recevoir vos premiers patients.

Votre expérience vous permettra d'améliorer votre pratique et le fonctionnement de votre cabinet.

 

Gardez en tête que vous n'êtes pas seul, que vos partenaires doivent vous accompagner dans votre activité et que vous pouvez les solliciter dès que vous avez une question.

 

 

 


 

Vous avez toujours des questions concernant votre installation en libéral ?

Contactez un conseiller ENVOLIB

 et posez lui toutes vos questions.

 

 


  

  

Les autres étapes du dossier de l'été :

Etape 1 : Définir mon projet

Etape 2 : Mon local

Etape 3 : La structure juridique

Etape 4 : Le financement

Etape 5 : M'assurer

Etape 6 : M'équiper

Etape 7 : Les formalités administratives

Etape 8 : Mes prestataires

Etape 9 : Mon organisation quotidienne

Etape 10 : Le démarrage

 

 

 

Dossier installation. Etape 9 : Mon organisation quotidienne

 Dossier installation en libéral organisation quotidienne

 

 

Avant-dernière étape, la #9 du dossier sur l'installation en libéral.

 

Nous avons déjà traité beaucoup de sujets : définir son projet, choisir son local, sa structure juridique, trouver un financement, s'assurer, s'équiper, réaliser les formalités administratives, s'entourer de prestataires.

 

Passons maintenant à encore plus concret : l'organisation au quotidien.

 

Et ce, pour des raisons fondamentales :

  • Rester serein
  • Garder du plaisir à aller au cabinet et rencontrer ses patients
  • Optimiser son temps médical et ne pas se perdre dans la paperasserie

 

 

Votre organisation personnelle

 

L'agenda

 

Gérer votre agenda pour ne pas le subir, c'est un travail quotidien.

 

Vous allez définir vos horaires de travail et des plages d'activités :

  • premières consultations
  • consultations de suivi sur rendez-vous,
  • disponibilités pour des urgences,
  • consultations spécifiques comme pour des chirurgies,
  • des temps de consultation éventuels sans rendez-vous,
  • des rencontres entreprises ou labos,
  • des moments de pause, au moins pour le déjeuner

L'exercice consiste à trouver le bon compromis entre ces temps.

 

Nous vous conseillons, surtout en début d'activité, de ne pas autoriser la prise de rendez-vous à trop long terme afin de modifier la répartition en fonction de l'établissement de votre patientèle. Il faut effectivement garder des plages pour les patients qui reviennent (et qui ne comprendraient pas pourquoi il ne peuvent pas reprendre rdv) et prendre de moins en moins de nouveaux patients.

 

Maintenir un agenda le plus flexible possible vous permettra de garder la main sur votre activité.

 

Bien évidemment, en cas de collaboration avec un secrétariat physique ou à distance, il faudra définir les consignes et veiller à leur bonne mise en oeuvre.

  

 

Le logiciel médical

 

Votre logiciel médical est un outil omniprésent dans votre quotidien et qui peut être un vrai boulet ou un formidable atout.

 

Au delà de son ergonomie, de ses caractéristiques ou d'autres critères qui vous auront permis de faire votre choix (voir nos autres articles sur ce sujet), son paramétrage est essentiel.

 

"Industrialiser" ses pratiques dans le but de ne pas recréer à chaque consultation est un investissement en temps rentable.

L'informatique doit vous permettre de ne pas tout reprendre à zéro comme c'était le cas avec courriers et ordonnances papier. Vous pouvez utiliser votre logiciel pour établir des modèles de courriers, des modèles personnalisés d'ordonnance avec des protocoles pré-enregistrés pour les traitements récurrents, etc. Ces automatismes personnalisés permettent de gagner un temps énorme et de rester concentré dans la relation avec vos patients. 

 

Dans le cas d'une activité nécessitant un dossier patients partagée, au sein d'un réseau de soins ou un pôle de santé, avoir un bon système d’information interne limitera également la charge des contraintes administratives.

 

 

L'ergonomie de votre cabinet

 

Recevoir 25 à 30 patients par jour, c'est autant de gestes à répéter, de tiroirs à ouvrir et de déplacement à faire.

Faites en sorte d'optimiser, de fluidifier et de simplifier vos actions pour en réduire les effets négatifs : temps perdu, agacement, maux de dos ou articulations.

 

 

Et vos principes

  

Si vous n'avez pas déjà établi quelques principes de vie, nous vous conseillons d'établir une liste de règles à tenir sur la durée visant à contenir votre activité professionnelle. Parce que de manière générale, vous serez très sollicité, et il faudra savoir à dire non. Et c'est plus facile quand on sait pourquoi il faut dire non.

 

Alors choisissez des règles, de préférables positives et motivantes, et imposez-vous de les suivre à la lettre. C'est nécessaire pour votre bien-être et votre moral.

Si vous avez une famille, des passions ou envie de faire du sport, intégrez les dans vos règles qui guideront vos choix.

 

 

 

Les aides supplémentaires

 

Pour vous décharger de certaines tâches du quotidien, vous pouvez décider d'embaucher un bon assistant, et un secrétariat médical.

 

Intégrer une infirmière ou un infirmier ASALEE ou une Infirmière en pratique avancée dans votre équipe de soins peut également vous permettre d’alléger bien des tâches administratives relatives à une bonne prise en charge et une gestion des patients.

 

Plus largement, la coopération et l'échange avec les professionnels du territoire, au sein ou hors de votre cabinet, seront de bons moyens pour mieux travailler.

 

 

Dans votre quotidien, vous devez aussi pouvoir compter sur l'éco-système que vous avez construit.

Vos fournisseurs, vos prestataires de services, votre banquier, votre assureur, avocats,..  et l'équipe ENVOLIB sont à vos côtés pour vous dépanner en cas de souci mais aussi pour vous conseiller et vous accompagner. 

 

 

 

 


 

Vous avez toujours des questions concernant l'organisation de votre quotidien ?

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Les autres étapes du dossier de l'été :

Etape 1 : Définir mon projet

Etape 2 : Mon local

Etape 3 : La structure juridique

Etape 4 : Le financement

Etape 5 : M'assurer

Etape 6 : M'équiper

Etape 7 : Les formalités administratives

Etape 8 : Mes prestataires

Etape 9 : Mon organisation quotidienne

Etape 10 : Le démarrage

 

 

 

 

 

Dossier installation. Etape 8 : Les partenaires



 

 

 Dossier installation en libéral les partenaires

 

Etape #8 du dossier de l'été : les partenaires.

 
Pourquoi parler des partenaires ?

 

Parce qu'exercer en libéral ne signifie pas travailler seul.

Dans le même esprit, il ne faut pas confondre "liberté et autonomie" avec "solitude".


Pour réussir son projet d'installation, prévoir, s'organiser et mettre en oeuvre les bons outils pour assumer ses responsabilités et les gérer sereinement, il est largement préconisé de bien s’entourer.

S'entourer de bons partenaires, compétents et en qui on a confiance, constitue une des clés et vous permettra de vous concentrer sur votre métier et maîtriser votre environnement plutôt que de le subir.

  

Le banquier

 

Partenaire indispensable à tout projet, votre banquier devra être à vos côtés dès l'origine de votre projet d'installation pour acquérir votre local ou ouvrir un compte bancaire.

 

Il sera de préférence spécialisé dans le suivi des professions libérales pour mieux répondre à vos besoins et à vos attentes.

  

L’assureur


C'est obligatoire. Vous aurez à contracter une RCP, souvent liée à une protection juridique.

Mais vous pourrez également choisir une mutuelle santé, prendre une prévoyance, vous aurez potentiellement des assurances d'emprunts, pour votre local, pour votre véhicule, ...

 

Votre assureur devra construire un cadre rassurant pour que vous puissiez exercer sereinement en gardant la garantie d'être couvert, quoiqu'il arrive.

Il aura également en charge de vous aider à prévoir le nécessaire pour que vous et votre famille ne vous retrouviez pas démunis en cas de problème grave. 

  

Le spécialiste de l'installation en libéral

 

Pas très agréable d'avoir l'impression de tout réinventer quand on s'installe en libéral.

Difficile de se retrouver devant un comptable, un banquier, un notaire, un avocat ou un organisme sans savoir quelles questions poser.

Déroutant de poser une question identiques à ces mêmes experts et obtenir autant de réponses différentes, voire repartir avec davantage de questions.

 

Le spécialiste de l'installation aura justement un rôle de coordination et de centralisation de l'information pour vous aiguiller vers le bon expert, vous amener à poser les bonnes questions pour obtenir les bonnes réponses, décortiquer et simplifier les sujets complexes, prendre en compte les aspects d'une situation dans son ensemble.

Il a pour objectifs de réaliser votre projet et de vous guider étape par étape.

 

Il pourra également réaliser pour vous tous les aspects non médicaux que vous ne souhaitez pas faire pour tout un tas de bonnes raisons. C'est le maître d'oeuvre de votre installation.

  

L’expert-comptable

 

Le rôle d'un expert-comptable n'est pas simplement de remplir les tableaux et la déclaration d'impôts. Un expert-comptable doit assurer une veille fiscale et réglementaire, vous conseiller, anticiper vos besoins et vous accompagner dans la gestion financière de votre entreprise et votre foyer fiscal.

 

Notez que votre situation financière, autant au niveau professionnelle et personnelle, va évoluer au fur et à mesure des années. Vous allez certainement préparer votre retraite à travers des placements financiers et vous constituer un patrimoine. Un bon comptable saura vous accompagner dans ces étapes qui vont complexifier votre situation et qui nécessitent des compétences particulières.

 

Les avocats

 

En particulier au moment de l'installation, vous aurez peut-être à créer des sociétés (SCI, SCM, SELARL, etc...). Vous aurez à établir des statuts d'entreprise, des baux professionnels ou commerciaux, des contrats, etc.

 

Un avocat est très utile parce qu'il pourra défendre vos intérêts en rédigeant directement les actes ou en apportant un regard d'expert.

Il existe de nombreuses spécialités, les avocats en droit de la santé et droit des affaires semblent les plus à même de vous accompagner.

 

L'Association de Gestion Agréée

 

Une AGA est un partenaire essentiel. Il deviendra sans doute secondaire si vous avez un comptable, mais adhérer à une AGA vous permettra d'éviter une majoration de 25% de votre base de revenus imposable.


L’informaticien

 

Quoi de pire qu'un bug ou une panne informatique dans notre monde connecté ?!

 

Nous préconisons de vous attacher les services d'un partenaire informatique sérieux, réactif et polyvalent pour vous sauver d'une mésaventure. Il doit pouvoir vous dépanner sur l'ensemble de votre équipement rapidement : connexion internet, ordinateur, logiciel médical, imprimante, terminal de paiement, etc.

 

Le conseiller patrimonial

 

Nous vous conseillons également de rencontrer un conseiller patrimonial qui vous accompagnera dans la constitution puis la gestion de votre patrimoine financier et patrimonial.

Nous sommes convaincus qu'il faut définir une stratégie patrimoniale cohérente avec votre projet familial, votre vision de la vie et de votre retraite et ainsi construire un patrimoine diversifié en conséquence.

Et si dans ce cadre, une optimisation fiscale est possible, alors pourquoi pas !  Mais ne pensez surtout pas que la défiscalisation est une fin en soi, c'est un outil qui peut aider votre stratégie.


Les prestataires de services

 

Une société de ménage, un prestataire pour la télésurveillance et l'alarme, un secrétariat téléphonique, etc

Il en existe des dizaines, chacun avec ses points forts et ses points faibles.

 

Définissez votre propre cahier des charges et vos réels besoins puis demandez des chiffrages précis et comparables.

Mais ne regardez pas que le prix, exigez du suivi et de la qualité, vous pouvez prévoir certaines conditions dans les contrats que vous passez pour contraindre les prestataires de services à maintenir votre niveau de satisfaction.


Les fournisseurs

 

Vous aurez enfin besoin de fournisseurs pour votre mobilier, votre matériel médical, la papeterie et les consommables bureautique, vos déchets, vos besoins spécifiques selon votre spécialité.

 

Choisissez en fonction des tarifs, forcément, mais prenez également en compte des critères importants comme la qualité de la logistique, le service après-vente, la gestion des paiements, ...

 

 

 


 

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******* LE BON PLAN ******* 

 

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Les autres étapes du dossier de l'été :

Etape 1 : Définir mon projet

Etape 2 : Mon local

Etape 3 : La structure juridique

Etape 4 : Le financement

Etape 5 : M'assurer

Etape 6 : M'équiper

Etape 7 : Les formalités administratives

Etape 8 : Mes prestataires

Etape 9 : Mon organisation quotidienne

Etape 10 : Le démarrage

 

 

 

 

Dossier installation. Etape 7 : Les démarches administratives

 Démarches et formalités administratives

 

 

 

 

Etape #7 du dossier de l'été : les démarches administratives.

 

Cet article liste toutes les démarches et formalités à réaliser.

Malheureusement, il ne les fera pas à votre place, les miracles n'existent pas encore !! Il vous aiguillera simplement pour les réaliser vous même.

 

Mais si vous le souhaitez, des solutions existent pour vous libérer de cette paperasse !

Notre "pack installation", dédié aux jeunes médecins qui s'installent, intègre :

  • la réalisation des démarches pour vous

  • l'édition d'un plan prévisionnel comptable de votre projet

  • la réalisation d'un planning personnalisé

  • la mise à disposition d'un conseiller spécialiste de l'installation des médecins en libéral 

A vous de voir, nous restons dans tous les cas disponibles pour vous aider.

 

 

Inscription au tableau de l'Ordre des médecins

 

Si ce n'est déjà fait, vous devez demander votre inscription au tableau de l'Ordre des médecins.

Contactez le conseil départemental ou le site de l'Ordre des médecins de votre lieu d'exercice pour obtenir les documents et la liste des pièces justificatives nécessaires à votre demande d'inscription.

 

Après votre inscription au tableau, le conseil départemental :

  • vous délivre une attestation d'inscription au tableau de l'Ordre, sur laquelle figurent notamment votre n° RPPS (répertoire partagé des professionnels de santé) et votre (vos) lieu(x) d'exercice ;

  • procède à l'enregistrement de votre diplôme.

Votre carte de professionnel de santé (CPS) vous est automatiquement envoyée par l'Agence des systèmes d'informations partagés de santé (ASIP Santé) chargée de la fabrication et de la délivrance des cartes CPS.

 

Nous vous conseillons de créer votre espace sur le site internet, au moins pour payer votre cotisation annuelle en ligne.

 

 

Enregistrement auprès de l'Assurance Maladie

 

Après l'avoir déclaré auprès du conseil de l'Ordre, vous pouvez contacter l'Assurance Maladie pour faire enregistrer votre exercice libéral.

 

Vous pourrez déposer un dossier et prendre rendez-vous directement en ligne avec un conseiller Assurance Maladie sur le site Votre installation en médecine libérale

 

Lors du rendez-vous, le conseiller :

  • vous proposera d'adhérer à la convention nationale de votre profession et, le cas échéant, aux options conventionnelles ;
  • vous présentera l'utilisation de votre carte CPS
  • vous présentera les services de l'Assurance Maladie, notamment la ligne téléphonique dédiée et le portail amelipro qui offre une vision globale de la situation administrative de vos patients et vous permet de consulter les informations relatives à votre activité,
  • vous parlera les dispositifs de formation professionnelle continue
  • et, en fonction de votre situation, établira votre affiliation au régime d'assurance maladie des praticiens et auxiliaires médicaux conventionnés

  

 

Le Centre des Formalités des Entreprises et l'URSSAF

 

Quelle que soit votre exercice, votre installation en libéral est un changement de situation qu'il convient d'enregistrer.

 

La porte d'entrée de l'administration s'appelle le Centre des Formalités des Entreprises de l'URSSAF.

 

En renseignant directement votre changement de situation en ligne ou par papier, votre dossier et ses informations seront déversées vers divers organismes :

  • au service des impôts qui vous adressera un document complémentaire à renseigner
  • à l'INSEE qui vous attribuera un numéro SIRET (identification de l'entreprise) et un code APE (désignation de votre activité)
  • à l'URSSAF, forcément, qui vous adressera un premier appel provisionnel de cotisations sur la base de revenus forfaitaires
  • à la CARMF qui vous adressera un document à compléter (voir ci-dessous)
  • à la CAF pour d'éventuelles prestations sociales

Allez également sur le site de l'URSSAF et créez un espace personnel. Il vous permettra de gérer plus facilement votre situation, la relation et les paiements.. 

 

 

Votre assurance Responsabilité Civile Professionnelle (RCP)

 

Tous les professionnels de santé exerçant à titre libéral, de même que les sociétés qu'ils peuvent former, doivent avoir une assurance responsabilité civile couvrant l'ensemble des actes qu'ils pratiquent.

 

Vous devez donc en prendre un ou la mettre à jour pour qu'elle soit en cohérence avec votre nouvelle activité.

 

 

Affiliation à la CARMF

 

L'adhésion à la CARMF est obligatoire pour tout médecin inscrit à l'Ordre et exerçant en libéral - même à temps partiel, même s'il exerce par ailleurs une activité salariée.

 

Vous devrez faire votre déclaration à la CARMF dans le mois qui suit le début de votre activité libérale. Votre affiliation sera prononcée au premier jour du trimestre civil suivant le début de l’exercice non salarié.

 

Après l'enregistrement de votre dossier au CFE, la CARMF vous adressera un document appelé "déclaration en vue de l'affiliation". Si ce n'est pas le cas, le document est téléchargeable ici.

Vous devrez le compléter et le renvoyer à la CARMF après visa du président du conseil de l'Ordre du département dont vous dépendez.

 

Créez également un espace personnel sur le site de la CARMF, cela vous permettra de gérer plus facilement votre situation, la relation et les paiements.

 

 

Caisse d'Allocations Familiales (CAF)

 

Les professions libérales ont les mêmes droits que les salariés pour toutes les prestations servies par les Caf :

  • compensation des charges familiales proprement dites (naissance, enfants à charge, garde d’enfant, rentrée scolaire…) ;
  • prestations relatives au handicap, à l’isolement, au logement, à la précarité

 

 

Et enfin l'adhésion à une Association de Gestion Agréée (AGA)

 

Même si cette adhésion n'est pas obligatoire, elle permet entre autres d’éviter une majoration de 25% de la base imposable (entreprises individuelles et sociétés soumises à l’impôt sur le revenu).

De ce fait, le coût de l'adhésion annuelle est très rentable.

 

Souvent entre 80 et 200 € par an, il existe plusieurs AGA généralistes ou dédiées aux professionnels de santé. Elles proposent plus ou moins de services.

Si vous gérez votre comptabilité seul, une bonne AGA peut être intéressante car elle peut vous aider à rédiger votre déclaration d'impôts. Si vous prenez un comptable, ce que nous conseillons vivement pour obtenir de véritables conseils au delà de l'édition de documents, l'AGA servira essentiellement à éviter la majoration.

 

 

 

 


 

Vous avez toujours des questions concernant les démarches et formalités administratives à réaliser ?

Vous aimeriez que quelqu'un les fasse pour vous ?

Contactez un conseiller ENVOLIB

 

 


  

  

Les autres étapes du dossier de l'été :

Etape 1 : Définir mon projet

Etape 2 : Mon local

Etape 3 : La structure juridique

Etape 4 : Le financement

Etape 5 : M'assurer

Etape 6 : M'équiper

Etape 7 : Les formalités administratives

Etape 8 : Mes prestataires

Etape 9 : Mon organisation quotidienne

Etape 10 : Le démarrage

Dossier installation. Etape 6 : M'équiper

Dossier de l'été installation cabinet médical libéral m'équiper

 

 

L’heure de l’installation approche !
 
Maintenant que vous avez trouvé votre local d'exercice, mis en place la structure juridique adaptée, obtenu des financements et souscrit toutes les assurances nécessaires, passons à l'étape suivante : les équipements.
  
 

Pour commencer, combien coûte une installation ?

 
Avant de déterminer votre budget détaillé et de choisir votre équipement, il est utile de cibler le matériel minimum dont vous allez avoir besoin. Sachant que vos besoins varieront bien évidemment en fonction de votre type d’exercice.
  

Il est considéré que le budget minimum d’investissement s’élèverait à 21 000€, répartis comme suit :

  • 5500€ de matériel,
  • 3000€ de mobilier,
  • 3000€ d’aménagement,
  • 4500€ d’informatisation
  • 5000€ de frais de roulement.

Sans compter donc ni l’achat de parts de SCI, ni l’éventuel rachat de patientèle (devenu très rare), ni le loyer, ni le véhicule.

 

Le conseil Envolib :

Ne puisez pas dans vos économies personnelles pour payer tout ça, des solutions de financement existent.

Retrouvez nos autres articles dédiés à ce sujet.

  

  

L’ameublement de votre bureau et de votre salle d’examen


Certains vont investir beaucoup dans le mobilier de leur cabinet, d’autres pas. D’où une très grande variabilité du budget.

 

Il faudra prévoir un bureau suffisamment grand pour installer l'écran (profondeur mini 80). Un fauteuil de bureau pour vous qui permettra de s'assoir et de se lever sans effort inutile (rotatif et/ou sans accoudoirs par exemple) et deux ou trois sièges en face de votre bureau facilement nettoyables, pour recevoir vos patients.

Vous prévoirez également un ou deux petits meubles de rangement à proximité pour l'imprimante, votre caisse, vos documents professionnels, votre comptabilité, vos revues, etc…


La table d’examen sera très variable selon votre exercice. Les moins chères vous coûteront entre 300 et 500€. En revanche, pour une table électrique pouvant être descendue et montée selon vos besoins, il faudra compter entre 2000 et 3000€. Si vous faites de la gynécologie, vous aurez aussi besoin d’une table d’examen assez perfectionnée (avec des étriers) et plus coûteuse. 

 

Au niveau de l'ameublement de la salle d'examen, prévoyez également :

  • Un plan de travail avec évierassez grand pour pouvoir poser une balance pour nourrissons notamment + rangements haut et bas pour tout le matériel + consommables
  • Un coin avec pèse personne et toise
  • Un tabouret à roulettes
  • Un chariot mobile avec poubelle
  • Une barre au mur pour stabilité des personnes âgées sur le pèse personne

 

Le conseil Envolib :

Tous ces équipements seront extrêmement sollicités, nous vous conseillons de choisir des éléments de qualité dès la démarrage.

Vous passerez un temps important dans votre cabinet médical et vous exécuterez des gestes répétés. Alors privilégiez l'ergonomie, la robustesse et le confort d'entretien pour faciliter votre exercice et n'hésitez pas à dépenser un peu plus pour vous sentir bien.

Un exemple : pour vos meubles autour de l'évier, prenez des finitions qui ne laissent pas de traces de doigts, au risque de donner l'image d'un cabinet mal entretenu. Un revêtement/peinture anti-traces coûte souvent plus cher mais constitue un investissement judicieux.

 

 

En complément, il vous faudra quelques consommables ou petites fournitures de bureau :

  • Des feuilles de soins et tous les documents médicaux (arrêts de travail, bons de transport, etc...) à commander auprès de la CPAM
  • Des ordonnances sécurisées
  • Cartouches d'imprimante d'avance
  • Tampon nominatif avec RPPS
  • Tampon secrétariat
  • Tampon spécial pour cases des carnets de vaccination (petit)
  • Des ramettes de papier
  • Timbres et enveloppes de différents formats
  • Ciseaux, ôte-agrafes, stylos, crayons, surligneurs, ...

Et tout le nécessaire de classement et d'organisation qui vous plait.

 

 

L’équipement informatique de base

 

En dehors de l’ordinateur de votre choix, qui pourra être portable ou fixe, et des périphériques de base (imprimantes/scanner, souris, clavier, connexion Internet…) assez classiques, vous devrez investir dans les éléments suivants :

  • un lecteur de carte vitale / logiciel de télétransmission
  • un lecteur CPS
  • un TPE : terminal bancaire pour paiement électronique par CB. (disponible en location)
  • des logiciels sont à ajouter que ce soit pour la bureautique, votre outil médical, etc..

 

Dans le cas d'un cabinet de groupe et/ou d'un poste de secrétariat par exemple, l'équipement informatique pourra être plus complexe avec notamment :

  • un débit internet adapté avec éventuellement la nécessité de revoir le raccordement du cabinet (passage à la fibre par exemple)
  • la mise en oeuvre d'un serveur pour un partage de connexion internet et une mise en commun d' outils ou de base de données
  • La gestion des sauvegardes
  • un réseau téléphonique interne pour communiquer facilement avec un standard, plusieurs numéros de téléphones, etc

 

Le conseil Envolib :

L'informatique et le réseau internet sont des points extrêmement sensibles. Tout devra être sécurisé et fiable.

Un ou plusieurs onduleurs permettraient par exemple de pallier à des coupures électriques du réseau, des systèmes 3G ou 4G à disposition permettent aussi de pallier à une coupure du réseau internet.

Plus globalement, appuyez vous sur une entreprise d'informatique spécialisée dans la gestion des cabinet médicaux pour vous préconiser le matériel, l'installer et le maintenir. Insistez sur la nécessité d'avoir un excellent service après-vente, capable d'intervenir immédiatement et à distance (quand vous avez le patient devant vous et que tout est bloqué !). C'est souvent le point qui pêche.

 

 

La salle d’attente


Au minimum, vous devez prévoir un certain nombre de chaises et une table basse pour mettre à disposition des revues.

 

Un coin enfant sera aussi le bienvenu, avec une petite table à bonne hauteur et quelques jeux pour que les plus petits puissent s’occuper. 
Avant de faire vos achats, n’oubliez pas la dimension hygiène : l’ensemble doit être facilement lessivable. Moquettes, coussins et jeux pour enfants non lavables ne sont pas adaptés à une salle d’attente médicale. 

 

Par souci de confidentialité pour vos patients, votre salle d’attente ne devrait pas donner sur la rue et être suffisamment éloignée de l’accueil/secrétariat pour que les conversations à teneur médicale restent privées.

 

 

Le matériel d’examen, d'urgence et consommables


Là encore, votre investissement dépendra beaucoup de votre type d’exercice : rural ou urbain ? isolé ou en groupe ? Mais aussi de vos sous-spécialités : faites-vous de la gynécologie ? de la pédiatrie ?

Les produits indispensables seront donc variables.

 

Certains produits sont malgré tout incontournables : anesthésiques locaux, désinfectants, chambre d’inhalation, seringues, lames de bistouri, stéri-strips et nécessaire à la petite chirurgie. 
D’autres produits sont plus ou moins indispensables en fonction de la distance séparant votre cabinet du premier service d’Urgences : bandes de plâtres, bouteille d’oxygène, matériel d’intubation, nécessaire à perfusion, etc…

 


Pour un cabinet médical de médecine générale, voici un exemple de liste à titre indicatif :

  • Lampe médicale
  • Electrocardiographe
  • Lampe avec filtre bleu
  • Haricot + récipient métal (désinfection simple)
  • Otoscop
  • Thermomètre
  • Stéthoscope
  • Saturomètre
  • Tensiomètre (électronique et 1 manuel)
  • Tire-tiques
  • Masque + ballon pour premier secours (pour le cabinet dans le chariot d’urgence, éventuellement un autre dans le véhicule de visites)
  • Canule de Guedel (pour éventuelle crise d’épilepsie)
  • Canule rectale (pour administration de valium)
  • Haricot (jetables ou inox ?)
  • Récipient Inox rond
  • Planche visuelle pour test de vue ( recul = 3 mètres)
  • Planche Parinaud (échelle visuelle de près)
  • Pèse personne adulte pro 180kg
  • Pèse bébé
  • Toise murale et toise bébé
  • Mètre ruban pour la prise du périmètre crânien
  • Ciseaux médicaux 
  • Ciseaux pour ablation fils de suture
  • Malette Baby Sensory Test (1 pour tout le cabinet)
  • Lampe frontale
  • Appareil à dextro
  • Marteaux réflexe
  • Poires débouche-oreilles
  • Loupe
  • Pinces médicales diverses dont pince à échardes
  • Thrombone + briquet pour évacuation d’hématome sous ungueal
  • Chambre d’inhalation + masque tailles enfants
  • Dermoscope
  • Appareil à TA pour prêt patient (la sécu en fourni 1 par médecin normalement)
  • Monofilament pour pied diabétique (la sécu en donne aussi)
  • Réglette terme de grossesse (peut être sous forme de logiciel sur le poste plutôt)
  • DEP (débit de pointe)
  • Brosse à ongles pour lavage des mains
  • Cryoalpha (appareil pour brûler certains lésions dermatologiques comme les verrues, peut être utile vu le manque de dermato )
  • Diapason
  • Goniomètre
  • Règle pour taille des lésions (plaies, lésions dermato, ecchymoses pour CCB)
  • Chausse pied long
  • Bac a stérilisation (pour stérilisation froide, avec produit)
Voici également une liste de consommables pour bien démarrer :
  • Papier de table d’examen en rouleau
  • Sets à sutures
  • Abaisse-langue
  • Embouts d’otoscope (adulte et enfants)
  • Bandelettes urinaires
  • Speculum à usage unique
  • Piles si besoin
  • Bandelettes pour appareil à dextro
  • Verres en plastique (pour recueil urines non stériles : bandelettes)
  • Gants d’examen (voir si vinyle ou latex) tailles adaptées
  • Gants stériles 
  • Désodorisant
  • Boite de mouchoir sur le bureau
  • Papier essuie main
  • A récupérer au labo : lames pour frottis et pots ECBU, copro + écouvillons
  • Bandes de compression
  • Strapping
  • Scalpels jetables
  • TDR angines : à commander directement à la CPAM
  • Compresses différentes tailles
  • Nécessaire à pansements (bandes, sparadrap, compresses tulle gras et pansement entiers + dérouleur pansement simple)
  • Betadine dermique + alcoolique
  • Eau oxygénée
  • Alcool à 70 (et 90 ?)
  • Fluoresceine
  • Oxybuprocaine (OPH)
  • Dacryoserum
  • Seringues, aiguilles
  • Adrenaline injectable
  • Solumedrol
  • Stylo adrenaline (Anapen)
  • Lasilix
  • Valium
  • Vaseline / gel lubrifiant pour examen gynéco et proctologique
  • Celestène
  • Coton en boule pour vaccins
  • Ceftriaxone IM 2x1g + matériel pour l’injecter à tout âge (au cabinet + dans la sacoche du médecin) <- indispensable, médico-légal
  • Gel hydro-alcoolique en distributeur en salle d’attente, toilette et chaque bureau
  • Dissolvant ou acétone pour enlever le vernis sur les ongles (prise de Sao2)
  • Ventoline
  • Unidoses sérum physiologique
  • Mèches hémostatiques
  • Eau PPI
  • Fils à suture
  

 

 


 

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Les autres étapes du dossier de l'été :

Etape 1 : Définir mon projet

Etape 2 : Mon local

Etape 3 : La structure juridique

Etape 4 : Le financement

Etape 5 : M'assurer

Etape 6 : M'équiper

Etape 7 : Les formalités administratives

Etape 8 : Mes prestataires

Etape 9 : Mon organisation quotidienne

Etape 10 : Le démarrage

 

 

 

Dossier installation. Etape 4 : Le financement

 Dossier de l'été Installation en libéral création gestion cabinet médical

 

 

En suivant les 3 premières étapes du dossier sur l'installation d'un médecin en libéral, vous avez maintenant les idées plus claires sur votre projet médical, vous connaissez les enjeux liés au local d'exercice, et vous appréhendez plus sereinement la structure juridique à mettre en oeuvre dans le cadre de votre installation.


Si ce n'est pas le cas, n'hésitez pas à nous contacter. Nous nous ferons un plaisir d'affiner ensemble certains aspects en fonction de votre situation particulière.

 

 

Dans cette 4ème étape, abordons le financement de votre installation, que ce soit dans le cadre de l'achat éventuel de votre local d'exercice ou pour les travaux de mise en conformité et d'aménagement, l'ameublement, la décoration et la constitution de votre matériel médical initial.

 

 

FINANCER LE LOCAL

 

Selon le mode d'exercice choisi, vous aurez possiblement besoin de financer l'achat de votre cabinet ou d'une partie d'un cabinet médical de groupe via l'acquisition de parts d'une Société Civile Immobilière (SCI) par exemple.

 

Dans tous les cas, inutile de faire appel de manière excessive à vos économies personnelles. Nous préconisons d'emprunter le montant maximum, en gardant en tête qu'au regard des taux actuels, il est judicieux de garder ses économies pour un éventuel coup dur et emprunter à faible coût, cet emprunt étant couvert par une assurance en cas de problème et constitue déjà une forme de prévoyance.

 

Pour obtenir un bon crédit auprès d'une banque, plusieurs arguments à mettre en avant :

  • avoir des liquidités disponibles, au moins à hauteur du montant des frais de notaires et des frais d'agence immobilière le cas échéant
  • présenter un bilan comptable prévisionnel suffisamment ambitieux et sérieux "garantissant" le remboursement des mensualités
  • et on le néglige parfois, avoir un comportement financier sain. Autrement dit, ne pas vivre au dessus de ses moyens et montrer à travers les derniers relevés de comptes courant que vous avez un comportement financier raisonnable avec des dépenses cohérentes avec vos revenus. La banque aura plus de facilités à prêter à un client de type épargnant qu'à un dépensier compulsif !

 

Les prêts portés par des professionnels ne sont pas tout à fait les même qu'en tant que particuliers. Les taux et les durées sont différents (plus bas dans les deux cas). Dans le cas d'un achat via une SCI, privilégier un emprunt long pour optimiser vos finances et la fiscalité.

 

Pour obtenir de bons montages et de bonnes conditions adaptées à votre statut de travailleur libéral, votre banque doit vous orienter vers un conseiller bancaire dédié aux professionnels, c'est encore mieux si il est dédié aux professions libérales.

 

Au delà des taux, les écarts entre les propositions se font souvent sur les coûts d'assurance et les conditions associées. Ces aspects sont à analyser. Sachez que vous pouvez tout à fait souscrire une assurance auprès d'un autre organisme que votre banque.

 

 

Pour vous faire gagner du temps et de la paperasse, vous pouvez profiter des accords passés avec une grande banque en adhérant gratuitement à Envolib Achats. Des taux d'intérêt ont été pré-négociés pour vous et des assurances de crédits compétitives vous seront directement proposées. Ainsi, vous gagnerez beaucoup de temps en évitant de jouer au marchand de tapis et parcourir les différentes banques avec vos dossiers et toute la paperasse. Tout est déjà fait pour vous et gratuitement.

  

 

FINANCER LE DEMARRAGE DE L'ACTIVITE

  

Les médecins en début d'activité ont souvent des difficultés à bien dissocier leur activité professionnelle de leur vie privée, en particulier au niveau des flux financiers.

 

Il faut considérer que vous créez une véritable société. Au moment de sa création, en attendant d'obtenir ses premières recettes, cette société aura besoin de fonds pour sa création, pour financer les investissements et dépenses initiales.

 

Tant qu'à faire, dans la même logique que pour l'acquisition du local d'exercice, nous vous préconisons de privilégier le crédit bancaire plutôt que de vider vos comptes d'épargne personnelle.

 

Un emprunt de 5 à 15 ans est préconisé pour financer l'installation, avec lui aussi une assurance.

 

Combien coûte le démarrage d'un cabinet médical ?

 

Il est considéré que le budget minimum d’investissement s’élèverait à environ 21 000 € par médecin, répartis comme suit :

  • 5500€ de matériel
  • 3000€ de mobilier
  • 3000€ d’aménagement
  • 4500€ d’informatisation
  • 5000€ de frais de roulement
  • Sans compter l’achat de parts de SCI ou du local, des travaux dans le local, l’éventuel rachat de patientèle (devenu très très rare), le loyer, le véhicule.

Ces montants sont bien évidemment à détailler et à modifier en fonction de votre propre situation et de votre spécialité.

 

 

 


 

Vous avez toujours des questions concernant le financement de votre future activité ? Contactez un conseiller ENVOLIB.

Vous recherchez un spécialiste de l'installation des médecins en libéral ? Découvrez notre solution " Pack Installation " et gagnez du temps sur toutes ces démarches administratives pour mieux vous consacrer à votre activité !

 

 


 

 

 

Les autres étapes du dossier de l'été :

Etape 1 : Définir mon projet

Etape 2 : Mon local

Etape 3 : La structure juridique

Etape 4 : Le financement

Etape 5 : M'assurer

Etape 6 : M'équiper

Etape 7 : Les formalités administratives

Etape 8 : Mes prestataires

Etape 9 : Mon organisation quotidienne

Etape 10 : Le démarrage

 

 

Dossier installation. Etape 1 : Définir mon projet

Créer cabinet médical lieu d'installation secteur mode d'exercice bilan comptable prévisionnel

 

Un petit résumé en vidéo :

 

 

Mon lieu d’installation

 

Pour l'instant, vous êtes toujours libre de vous installer où vous voulez, dans un lieu qui répond à vos aspirations de vie personnelles.

 

Quelques éléments sont tout de même à connaître avant de valider son lieu d'installation :

  • Prendre en compte la démographie médicale
  • Se renseigner sur les projets en cours sur le territoire. Demander par exemple à la mairie si une maison de santé est en projet dans la commune
  • Certaines actions des politiques de santé visent à orienter les choix du lieu d’installation des médecins afin de garantir à la population une égale accessibilité aux soins sur le territoire. Des mesures incitatives, souvent financières, et portées par l'assurance maladie ou certaines collectivités locales, existent parfois pour attirer les médecins

Cartographie démographie médecins étude de marché

 

Démographie médicale

  

Avant de valider son lieu d'installation, il est important d'étudier l'offre de soins déjà en place sur un territoire : hôpitaux, cliniques, médecins de même spécialité, autres médecins potentiellement prescripteurs, etc

 

Beaucoup de médecins ne se sont pas enregistrés sur des annuaires tels que google ou les pages jaunes. Les seuls outils pertinents que nous préconisons pour réaliser une analyse, les plus à jour et exhaustifs sont les suivants :

 

Un outil provenant de la DREES (Ministère de la santé) :

DONNÉES DREES

 

Grâce à lui, vous aurez accès à une quantité importante de données démographiques de la population mais également des praticiens de santé. Vous pourrez par exemple consulter le nombre de médecins d'une spécialité dans un département, par tranche d'âge, par mode d'exercice, etc...

Tableau DREES démographie médecins statistiques

 

Un autre édité par le Conseil de l'Ordre des Médecins

DONNÉES CONSEIL DE L'ORDRE DES MÉDECINS

 

Celui-ci brasse moins de données mais est complémentaire au précédent. Il est par ailleurs plus ludique puisque les résultats peuvent être directement visualisés sur une carte plutôt que dans des tableaux.

Cartographie conseil de l'ordre des médecins démographie statistiques

 

La réalisation d'une carte est conseillé pour mieux visualiser la démographie médicale. D'autres cartes en superposition permettent de mixer les données comme par exemple le nombre d'habitants. Il sera ainsi plus facile de choisir son lieu d'installation.

 

 

Mon mode d’exercice

 

En nous concentrant exclusivement sur l'exercice libéral, les modes d'exercice offrent de nombreuses possibilités:

  • l'exercice libéral en cabinet - seul ou en groupe - ou en clinique

  • l'exercice coordonné au sein d'une maison de santé pluridisciplinaire (MSP)
  • l'exercice mixte permettant d'avoir une part d'activité salariée (à l'hôpital par exemple) et une autre part d'activité libérale

  • le remplacement (que nous préconisons de limiter à 12-18 mois pour compléter sa formation et observer plusieurs organisations de cabinets)

Suivant votre spécialité, le besoin d'avoir accès à un plateau technique, votre souhait de travailler au quotidien avec une équipe autour de vous, votre attirance pour la formation et l'enseignement, votre envie de liberté pour allier vos activités privées et professionnelles, etc... toutes les configurations sont envisageables avec une grande flexibilité.

  

Pour vous aider, Envolib a développé un outil d'aide au choix du mode d'exercice disponible ici, article "quel mode d'exercice choisir ?"

 

 

Mon secteur de conventionnement

 

Lors de votre enregistrement à l'assurance maladie et en fonction de votre parcours, vous pourrez choisir votre secteur d'adhésion à la convention médicale : secteur 1 (tarifs conventionnés), secteur 2 (autorisation de dépassement d'honoraires) ou hors convention en secteur 3.

 

A noter qu'il existe une option pour les médecins en secteur 2 : l'OPTAM. En appliquant les tarifs dits conventionnés sur un pourcentage de ses consultations, vous pourrez bénéficier d'une prime de l'Assurance Maladie et vos patients seront mieux remboursés.

 

Explication CPAM Secteur 2 OPTAM

Cela permet par exemple d'exercer dans les conditions du secteur 1 sans perdre les avantages du secteur 2 utilisables à l'avenir. Car une fois passé en secteur 1, le secteur 2 est perdu.

 

Pour faire son choix, il est donc intéressant de connaître le secteur des différents confrères du futur lieu d'exercice et les caractéristiques de la future patientèle avant de valider son choix auprès de la CPAM.

 

Le choix du secteur conditionne également les paramètres financiers du bilan comptable à établir. Les montants de vos honoraires et les cotisations sociales seront différents et bien évidemment à prendre en compte.

 

 

Mon bilan prévisionnel financier

 

Pour terminer cette première étape de votre installation, il est indispensable d'établir un bilan prévisionnel financier.

 

Vous devrez définir les premiers éléments :

  • Votre temps de travail : horaires de consultations, congés, rythme de travail, etc
  • Une estimation des honoraires perçus et des cotations appliquées
  • Décrire votre organisation souhaitée : embauche de personnel, local d'exercice, prestataires de services

 

Des professionnels compétents pourront mettre en forme ces informations et établir un bilan prévisionnel financier.

Il vous servira à projeter vos futurs revenus potentiels, vos charges et faire des choix d'organisation.

 

Une fois finalisé, il pourra être transmis à la banque pour réaliser des crédits autant à titre personnel qu'à titre professionnel.

 

  

 

 


 

Vous pouvez également choisir de vous décharger de toutes ces démarches administratives, gagner beaucoup de temps et bénéficier d'un accompagnement personnalisé.

 

Ces éléments sont inclus dans notre pack "installation en libéral" à 588 € TTC.

 

N'hésitez pas à nous consulter pour en savoir plus.

 


 

 

Les autres étapes du dossier de l'été :

Etape 1 : Définir mon projet

Etape 2 : Mon local

Etape 3 : La structure juridique

Etape 4 : Le financement

Etape 5 : M'assurer

Etape 6 : M'équiper

Etape 7 : Les formalités administratives

Etape 8 : Mes prestataires

Etape 9 : Mon organisation quotidienne

Etape 10 : Le démarrage

 

 

Checklist : s'installer en libéral

Prêt à vous lancer, vous vous installez bientôt !!

Quelques démarches vont être nécessaires avant de pouvoir poser votre plaque et recevoir des patients.

 

Voici les principales, mais nous vous conseillons de consulter les autres articles plus étoffés sur les actions à réaliser qui pourraient être à faire selon votre projet : 

 

Inscription au tableau de l'Ordre

 

Si ce n'est déjà fait, vous devez demander votre inscription au tableau de l'Ordre des médecins.

Contactez le conseil départemental de l'Ordre des médecins de votre lieu d'exercice pour obtenir les documents et la liste des pièces justificatives nécessaires à votre demande d'inscription.

 

Pour vous faciliter la vie, tous nos packs intègrent la réalisation de toutes ces formalités administratives en plus d'autres prestations. N'hésitez pas à les consulter et choisir celui qui correspond à votre projet médical directement en bas de cette page.

 

 

Enregistrement auprès de l'Assurance Maladie

 

Après l'avoir déclaré auprès du conseil de l'Ordre, vous pouvez contacter l'Assurance Maladie pour faire enregistrer votre exercice libéral.

Pour cela vous devez déposer votre dossier d'enregistrement et prendre rendez-vous avec l'Assurance Maladie pour un rendez-vous physique obligatoire.

 

C'est à cette étape-là que vous devrez vous positionner sur votre conventionnement, en secteur 1, 2 ou 3 et si vous prenez l'option Optam. Pour en savoir plus, vous pouvez consulter notre article dédié à ce sujet.

  

Pour vous faciliter la vie, tous nos packs intègrent la réalisation de toutes ces formalités administratives en plus d'autres prestations. N'hésitez pas à les consulter et choisir celui qui correspond à votre projet médical en bas de cette page.

 

 

S'inscrire à l'URSSAF

 

Il est nécessaire d'enregistrer son activité à l'URSSAF. Pour cela, rendez-vous sur le CFE, Centre de Formalités des Entreprises. Démarche à réaliser au plus tard dans les 8 jours qui suivent le début d'activité.

Vous pouvez ensuite créer votre espace en ligne sur le site de l'URSSAF pour faciliter vos démarches.

 

 

L'assurance responsabilité civile professionnelle (RCP)

 

Pour mémoire, tous les professionnels de santé exerçant à titre libéral, de même que les sociétés qu'ils peuvent former, doivent avoir une assurance responsabilité civile couvrant l'ensemble des actes qu'ils pratiquent, même les remplaçants.

 

Adhérez gratuitement à Envolib Achats pour bénéficier des accords que nous avons négociés pour votre RCP, votre prévoyance et toutes vos assurances pro et privées de manière générale.

 

Adhésion à la CARMF

 

L'adhésion à la CARMF est obligatoire pour tout médecin inscrit à l'Ordre et exerçant en libéral - même à temps partiel, même s'il exerce par ailleurs une activité salariée.
L'inscription est à réaliser ici : https://extranet.carmf.fr/adherents/connecter

 

 

Les statuts de société et le financement

 

Pour cet aspect juridique, chaque projet nécessite une attention particulière.

N'hésitez pas à nous contacter, nous serons ravis de vous accompagner dans vos démarches :)

 

 

Divers

Ouvrez un compte bancaire dédié à votre activité professionnelle en libéral.

Adhérez à une Association de Gestion Agrée (AGA) dans les 5 mois après l’installation 

Assurez-vous de la conformité des locaux pour l’accessibilité aux personnes handicapées.

 

 

 

 

Si toutes ces démarches fastidieuses vous freinent, il existe une méthode bien plus simple : choisissez un pack adapté à votre projet en descendant en bas de page et nous ferons les démarches pour vous !

 

 

  

 N'hésitez pas à nous consulter, nous sommes là pour vous aider.

 

 

Choisir son lieu d'installation


Pas simple de choisir son lieu d'installation.

 

En fonction de son choix de vie, de sa famille ou d'attirances personnelles, choisir son lieu d'installation n'est pas toujours simple.

Pour vous aider, il est tout de même intéressant de réaliser une étude de la démographie médicale déjà en exercice et des caractéristiques de se future patientèle sur un périmètre donné.

 

Voici donc 2 outils qui nous paraissent pertinents :

 

Un outil provenant de la DREES (Ministère de la santé) :

Données DREES

 

Grâce à lui, vous avez accès à une quantité importante de données démographiques de la population mais également des praticiens de santé. Vous pourrez par exemple consulter le nombre de médecins d'une spécialité dans un département, par tranche d'âge, par mode d'exercice, etc...
 
Un autre édité par le Conseil de l'Ordre des Médecins :

Données Conseil de l'Ordre des Médecins


Celui-ci brasse moins de données mais est complémentaire au précédent. Il est par ailleurs plus ludique puisque les résultats peuvent être directement visualisés sur une carte plutôt que dans des tableaux.

 

 

Une analyse de ces données peuvent être réalisées par nos équipes si vous souhaitez obtenir une "étude de marché" mise en forme d'une ou de plusieurs zones géographiques sans vous faire mal aux yeux avec ces outils.

 

 

Sachez par ailleurs que des mesures pour améliorer la répartition de l'offre de soins sur le territoire français sont proposées dans le cadre de la convention médicale avec l'assurance maladie. Pour en savoir plus, vous pouvez consulter notre article sur les aides à l'installation et à la pratique dans les zones sous-denses.

 

 

Faut-il acheter ou louer son cabinet ?

L'achat du local professionnel présente de nombreux avantages puisque cela permet :

  • de constituer un patrimoine négociable,

  • d'apporter, avec la propriété de l'outil de travail, la pérennité, c'est-à-dire la sécurité de l'installation,

  • de disposer de l'aménagement des locaux sans avoir à demander l'autorisation du propriétaire,

  • et sur le plan fiscal, les frais d'acquisition, ainsi que les intérêts des emprunts et les annuités d'amortissement, sont déductibles.

Il existe cependant quelques inconvénients comme tout investissement financier.

C'est-à-dire lorsqu'il est couvert par un emprunt, avec la charge, généralement à long terme, d'avoir à rembourser les mensualités en plus des charges locatives de fonctionnement. Il comporte de plus le risque, en cas de cession éventuelle, d'avoir à payer un impôt sur des plus-values.

 

On peut conclure que l'achat est une formule sûre, mais génère quelques contraintes, et correspond à un investissement à long terme.

 

N'hésitez pas à nous consulter pour échanger directement sur votre projet.

 

Que faire 90 jours avant l’installation ?

 

Ca y est, c'est lancé, vous allez vous installer en cabinet libéral ! Mais une installation, ça se prépare et les choses s'accélèrent… 

  

A cette étape de votre installation, certaines démarches doivent se terminer (voir les articles spécifiques)  :

 

Finaliser la création de sociétés (SCI, SCM, etc), choisir leur forme juridique et le fonctionnement comptable

Entériner l'acquisition ou la reprise de votre cabinet

Obtenir les autorisations d'exercer dans ce local

Mettre le local en conformité au regard du code de l'urbanisme

Terminer les travaux éventuels de mise en conformité aux normes PMR

  

Que reste-t-il à faire maintenant... à 90 jours de la première consultation ?

 

 

S'assurer

 

Contracter une assurance responsabilité civile professionnelle (RCP) : Obligatoire, même pour les remplaçants.

Cette assurance est à mettre à jour à chaque évolution de votre situation et de vos pratiques.

 

Prévenir également l’assureur de votre véhicule et de votre local si vous les utilisez à titre professionnel.

 

Prendre éventuellement un contrat de prévoyance et une complémentaire retraite.

 

=> Bénéficiez des accords négociés pour vous en adhérant gratuitement à Envolib Achats

Pour les primo-installants, nous avons négocié jusqu'à 3 000 € de remises par adhérent sur les assurances professionnelles et 10% sur les assurances privées.

 

 

Ouvrir un compte bancaire

 

Si vous exercez à titre individuel, ouvrir un compte bancaire distinct du compte privé est vivement recommandé. Cela facilite la comptabilité et la visibilité de vos revenus.

Il n'est pas nécessaire d'ouvrir un "compte professionnel" (avec frais de tenue de compte négociables) : vous pouvez simplement ouvrir un compte de particulier que vous réserverez à votre activité libérale.

 

Dans le cadre de la négociation avec les banques, vous serez amenés à discuter des frais de commission en cas d'usage d'un terminal de paiement électronique (une TPE ou lecteur CB).

 

=> Bénéficiez des accords négociés pour vous en adhérant gratuitement à Envolib Achats

 

 

Ouvrir une ligne mobile, prévoir internet et l'informatique

 

Ouvrir une ligne mobile pro chez un opérateur.

 

Choisir une adresse mail que vous n'aurez pas à modifier si vous changez de fournisseur d'accès : adresse gratuite ou acheter un nom de domaine.

 

Pour votre cabinet, la configuration pour un praticien seul n'est pas très compliquée. Elle devient plus délicate à plusieurs, avec plusieurs lignes téléphoniques, un besoin en débit internet important et une grande fiabilité pour ne pas se retrouver sans rien.

Il convient alors de se rapprocher de sociétés spécialisées en informatique, réseaux telecom et serveurs pour définir et configurer votre installation.

 

=> Bénéficiez des accords négociés pour vous en adhérant gratuitement à Envolib Achats

Nous avons sélectionné un partenaire compétent, réactif et capable d'auditer votre lieu d'exercice et vos souhaits. Il pourra ainsi définir la bonne configuration, depuis le raccordement de votre local au réseau jusqu'à la formation à votre logiciel de gestion médicale.

 

 

 

 

La suite dans l'article que faire 60 jours avant l'installation ?

 

Nos conseillers se tiennent également à votre disposition pour affiner ces listes en fonction de votre projet particulier, on adore le sur-mesure !

Et sachez que nous vous accompagnons et pouvons réaliser beaucoup de choses pour vous ! Concentrez-vous sur le médical, nous nous chargeons du reste !

 

 

 

Que faire 60 jours avant l'installation ?

 

Le cabinet ouvre dans 2 mois ! L'échéance approche à grand pas et il reste encore pas mal de choses à faire.

 

A J-60, voici les grands thèmes à traiter :

 

 

Acheter ses équipements

 

Il est temps de passer des commandes et croyez-nous, cela demande un peu de temps...

 

Acheter tout le mobilier (bureau, chaises, table d'examen, luminaires, décoration, ...)

Acheter un stock initial d'équipements médicaux et de consommables

Acheter son équipement informatique comprenant au minimum un ordinateur, une imprimante, un logiciel métier et un lecteur carte vitale, s’inscrire à Apycript pour avoir une messagerie sécurisée.
Commander la papeterie, faire des cartes de visite, des tampons encreurs

Faire graver une plaque en laiton pour la façade du cabinet, validée par le conseil de l'ordre et le syndic en cas de copropriété

Commander l'affichage : pancartes, autocollants, petits panneaux pour guider les patients, etc …

 

 => Bénéficiez des accords négociés pour vous en adhérant gratuitement à Envolib Achats

A l'installation, les dépenses sont importantes et nous vous préconisons d'adhérer à Envolib Achats au plus tôt pour profiter d'importantes remises pouvant atteindre facilement plusieurs milliers d'euros.

 

 

Réaliser les démarches administratives

 

S'inscrire au tableau de l'Ordre

 

S'enregistrer auprès de la CPAM et demander des formulaires papier (Arrêts de travail, feuilles de soin, ..), le délai est parfois long.

Contacter en parallèle un imprimeur pour obtenir des ordonnances sécurisées pour les médicaments classés stupéfiants.

     => Bénéficiez des accords négociés pour vous en adhérant gratuitement à Envolib Achats

     Nous avons un partenariat avec un imprimeur d'ordonnances agréé par la CPAM qui se chargera de votre demande rapidement et à moindre frais !

 

S'enregistrer à l'URSSAF via le CFE

 

Adhérer à la CARMF

 

Adhérer à une AGA (Association de Gestion Agréée)

  

 

 => Evitez de perdre votre temps et de vous faire du soucis pour ces démarches, vous avez largement d'autres choses à faire. Choisissez un pack et nous les ferons pour vous !

 

 

Ouvrir son planning de consultation

 

Quand vous en serez là, si vous êtes quelqu'un de normal, vous aurez un petit frisson !

Vous devez choisir votre organisation en vous posant plusieurs questions :

- quel type de secrétariat ? (Voir autre article dédié à ce sujet)

- quel mode de prise de rdv ?

- quels horaires définir pour ne pas se laisser déborder dès le départ ?

 

Une fois que vous aurez répondu à ces questions, vous pourrez avancer :

Choisir un télésecrétariat téléphonique ou embaucher une secrétaire

Choisir une plateforme de prise de rdv en ligne

Définir vos plages horaires de consultation

Ouvrir la prise de rdv en ligne

 

  => Bénéficiez des accords négociés pour vous en adhérant gratuitement à Envolib Achats

Nos conseillers se tiennent à votre disposition pour vous accompagner dans vos choix. Cette étape est cruciale à tous points de vue, que ce soit pour la relation avec vos patients, pour votre confort personnel et pour vos finances.

 

 

S'entourer de prestataires de services

 

Choisir une entreprise de ménage qui travaille avec des professionnels

Prévoir un contrat de gestion des déchets médicaux avec par exemple La collecte médicale

Faire installer une alarme et prendre un contrat de maintenance associé

Anticiper vos besoins spécifiques à votre spécialité comme la livraison d'azote liquide pour les dermatologues

 

=> Bénéficiez des accords négociés pour vous en adhérant gratuitement à Envolib Achats

 


Emménager dans son cabinet

 

Choisir un fournisseur d'électricité et/ou un fournisseur de gaz selon vos équipements de chauffage et de production d'eau chaude sanitaire

Prendre un contrat de maintenance et de dépannage pour vos équipements de production thermique

 

=> Bénéficiez des accords négociés pour vous en adhérant gratuitement à Envolib Achats
Nous avons en particulier un service de courtage en énergie qui vous permettra de bien choisir votre fournisseur et de bien comparer les meilleures offres du marché.

 

 

 

 

La suite dans l'article "que faire 30 jours avant l'installation ?"

 

Nos conseillers se tiennent également à votre disposition pour affiner ces listes en fonction de votre projet particulier, on adore le sur-mesure !

Et sachez que nous vous accompagnons et pouvons réaliser beaucoup de choses pour vous ! Concentrez-vous sur le médical, nous nous chargeons du reste !

 

Que faire 30 jours avant l’installation ?

La première consultation est dans 1 mois !! 

C’est le moment de peaufiner. Les finitions prennent du temps et peuvent être source de stress dans la dernière ligne droite. N’attendez donc pas le dernier moment pour faire ce travail, vous poser pour valider et lister toutes ces petites choses essentielles qu’on ne prévoit pas avant, bien occupé par les autres préparatifs.

 

Avoir un joli cabinet, propre, bien agencé, dans lequel vous et vos futurs patients vous sentirez sereins et en confiance est important.

 

A 30 jours, voici nos conseils :

 

Terminer vos achats

 

Mettre à disposition quelques magazines, quelques jouets d’enfants dans un coin cosy pour qu’ils s’occupent calmement, 

Des petites poubelles dans la salle d’attente et les toilettes,

Un pot à parapluies dans l’entrée pour les jours de pluie

Mettre en place les affichages. Consulter notre article sur ce sujet et s’assurer que tous les affichages réglementaires sont bien en place.

Finaliser la décoration, une petite plante par ci, un cadre par là.

 

 

Référencement de votre activité

 

Créer des comptes sur les principaux sites d'annuaires professionnels comme les pages jaunes. Il n'est pas nécessaire de choisir des packs de référencement payants.

Il est intéressant d'être bien enregistrer auprès de Google avec l'ouverture d'un compte MyBusiness et sur Map d'Apple.

Les patients utilisent de plus en plus ces moyens d'accès pour trouver un médecin. Dans le cadre d'un démarrage, l'acquisition de nouveaux patients est ainsi complète. Libre à vous de limiter votre visibilité sur internet une fois que votre patientèle sera mieux établie.

 

 

Ergonomie de votre espace de travail

 

Organiser votre espace de travail de manière ergonomique en rangeant vos matériels judicieusement. Tester vos gestes habituels à blanc car vous les répéterez à chaque consultation; un bon agencement avec vos équipements sous la main vous permettra de gagner en confort et de vous faire gagner quelques secondes à chaque consultation.

 

 

 

Configuration de votre logiciel médical

 

Paramétrer votre logiciel métier en préparant des prescriptions types, des courriers types, etc

Vous gagnerez un temps phénoménal pendant chaque consultation et vous pourrez poursuivre le dialogue avec votre patient sans trop d’effort.

 

Se familiariser avec vos équipements informatiques de manière générale, tester des impressions, ajouter une photo de votre smartphone à un dossier patient, etc...

 

 

 

Consultations à blanc

 

Dans la dernière ligne droite, une fois que vous estimez que tout est prêt, demander à votre entourage de venir en consultation.

Mieux vaut réaliser vos premières consultations en conditions réelles avec vos amis et vos proches qui pourraient jouer le rôle de patients lambda. Créer des dossiers patients, passer leurs cartes vitales, procéder aux règlements, réaliser des ordonnances si nécessaire et enchaîner en plusieurs pour appréhender votre rythme, rôder votre organisation et réaliser les derniers ajustements.

 

 

 

Et pour être au top !

 

Rencontrer les acteurs de santé à proximité de votre cabinet. Cela n’a pas de caractère obligatoire, mais c’est sympathique de se présenter, mettre des visages sur des noms et permettre de lancer plus facilement un travail d’équipe.

 

 

 

Ça y est ! Vous voilà fin prêt !

Nous espérons que ce guide vous aura guider dans votre installation et vous a permis de concrétiser cette étape imortante de votre vie avec un maximum de sérénité.

 

Sachez que nos équipes restent à votre disposition pour vous accompagner dans la préparation, la mise en oeuvre et la réussite de vos projets d’exercice médical.

L'équipement de base du cabinet

L’heure de l’installation approche. Avant de déterminer votre budget et de choisir votre équipement, il est utile de cibler le matériel minimum dont vous allez avoir besoin. Sachant que vos besoins varieront bien évidemment en fonction de votre type d’exercice.
  

Il est considéré que le budget minimum d’investissement s’élèverait à 21 000€, répartis comme suit : 5500€ de matériel, 3000€ de mobilier, 3000€ d’aménagement, 4500€ d’informatisation et 5000€ de frais de roulement. Sans compter donc ni l’achat de parts de SCI, ni l’éventuel rachat de patientèle (devenu très rare), ni le loyer, ni le véhicule.

Le plus souvent, un emprunt (sur une période de 7 à 15 ans en général) sera nécessaire pour financer l’installation. Un emprunt est même conseillé au regard des taux actuels, autant garder ses économies pour un éventuel coup dur et emprunter à faible coût, cet emprunt étant couvert par une assurance en cas de problème.

 

L’équipement de votre bureau et de votre salle d’examen


Certains vont investir beaucoup dans le mobilier de leur cabinet, d’autres pas. D’où une très grande variabilité du budget. Il faudra prévoir un bureau suffisamment grand pour installer votre matériel informatique et ranger quelques papiers. Un fauteuil de bureau pour vous et deux fauteuils en face de votre bureau, pour recevoir vos patients. Vous prévoirez également un ou deux petits meubles de rangement pour vos documents professionnels, votre comptabilité, vos revues, etc…


La table d’examen sera très variable selon votre exercice. Les moins chères vous coûteront entre 300 et 500€. En revanche, pour une table électrique pouvant être descendue et montée selon vos besoins, il faudra compter entre 2000 et 3000€. Si vous faites de la gynécologie, vous aurez aussi besoin d’une table d’examen assez perfectionnée (avec des étriers) et plus coûteuse. 

Pour tous ces achats, nous vous préconisons d'adhérer à notre service gratuit Envolib Achats qui vous permettra de bénéficier de tarifs négociés auprès de nombreux partenaires et faire de grosses économies au moment de votre installation et des renouvellements de matériels.

 

La salle d’attente


Au minimum, vous devez prévoir un certain nombre de chaises et une table basse pour mettre à disposition des revues. Un coin enfant sera aussi le bienvenu, avec une petite table à bonne hauteur et quelques jeux pour que les plus petits puissent s’occuper. 
Avant de faire vos achats, n’oubliez pas la dimension hygiène : l’ensemble doit être facilement lessivable. Moquettes, coussins et jeux pour enfants non lavables ne sont pas adaptés à une salle d’attente médicale. 
Par souci de confidentialité pour vos patients, votre salle d’attente ne devrait pas donner sur la rue et être suffisamment éloignée de l’accueil/secrétariat pour que les conversations à teneur médicale restent privées.

 

Le matériel d’examen


Là encore, votre investissement dépendra beaucoup de votre type d’exercice : rural ou urbain ? isolé ou en groupe ? Mais aussi de vos sous-spécialités : faites-vous de la gynécologie ? de la pédiatrie ? Bien entendu, le matériel ne sera pas le même. 


Profitez de tout votre matériel à prix réduit en adhérant gratuitement à Envolib Achats.

 

La trousse d’urgence


Les produits indispensables seront eux aussi variables selon l’endroit où vous exercez et la médecine que vous pratiquez. 
Certains produits sont incontournables : anesthésiques locaux, désinfectants, chambre d’inhalation, seringues, lames de bistouri, stéristrips et nécessaire à la petite chirurgie. 
D’autres produits sont plus ou moins indispensables en fonction de la distance séparant votre cabinet du premier service d’Urgences : bandes de plâtres, bouteille d’oxygène, matériel d’intubation, nécessaire à perfusion, etc…

 

Profitez de tout votre matériel à prix réduit en adhérant gratuitement à Envolib Achats.

 

L’équipement informatique de base

 

En dehors de l’ordinateur de votre choix et des périphériques de base (imprimantes/scanner, connexion Internet…), vous devrez investir dans un lecteur de carte vitale/ logiciel de télétransmission, un terminal bancaire pour paiement par CB, un logiciel médical (Vidal…) et éventuellement un logiciel de comptabilité. 

Pour ces achats non négligeables dont la fiabilité est primordiale, nous vous préconisons de vous faire accompagner par des entreprises spécialisées qui assureront l'installation mais aussi un service de dépannage à distance rapide et efficace.

Nous avons des accords avec des entreprises compétentes et spécialisées dans la gestion des cabinets médicaux. Il vous suffit d'adhérer à Envolib Achats pour bénéficier de leurs services à prix réduit.

 

 

Quel télésecrétariat choisir ?

 

 

Certains praticiens se demandent souvent si l'engagement d'un télésecrétariat médical est vraiment indispensable ou pas. En s’occupant de la gestion des appels et de l’agenda, un télésecrétariat est l’alternative idéale pour permettre au praticien de replacer la médecine au cœur de sa journée, notamment quand il n’a pas d’assistante avec lui. Et même en présence de sa secrétaire au cabinet, le praticien préférait déléguer la prise de rdv à la plateforme et charger son assistante des tâches administratives.

Le secrétariat à distance aurait une plus grande plus-value pour les praticiens qui souhaitent gagner en patientèle du moment où ce service leur permet une joignabilité assurée jusqu’à 64 heures par semaine (même en dehors des horaires d’ouverture du cabinet).

 

Mais attention, l’externalisation du secrétariat est un poste sensible. Une mauvaise qualité de réponse peut avoir de lourdes conséquences sur l’activité du cabinet médical. Un temps d’attente trop long est souvent source de frustration et de découragement chez les patients.

Alors, comment être sûr de faire le bon choix ? Que faut-il vérifier en priorité ?

 

 

Définition du télésecrétariat

 

Le télésecrétariat n’est autre qu’une nouvelle forme d’organisation, un nouveau moyen pour les entreprises d’organiser leur secrétariat. Les professionnels de santé, dont le travail demande beaucoup de patience et de concentration, ont bel et bien besoin d’un service qui leur permet de bénéficier du savoir-faire d’une secrétaire sans avoir à embaucher une salariée ainsi que l’opportunité pour les entrepreneurs de disposer d’une secrétaire à temps choisi tout en réalisant des économies.

La société proposant ses services d’accueil téléphonique permet au médecin de déléguer une ligne téléphonique à un groupe de secrétaires, spécialisées dans la gestion des problématiques médicales, afin de gérer à distance les appels à un groupe de secrétaires. Outre la réception d’appel, les télésecrétaires sont habilitées à gérer l’agenda du professionnel et probablement la rédaction de quelques mails ou autres documents.

 

 

Les types de télésecrétariat

 

Il existe plusieurs types de télésecrétariat. Chacun a des spécificités qui lui sont propres, suivant les besoins des clients. La prestation pourvue doit ainsi être adaptée à la nature du service que le médecin tend à fournir à sa patientèle.

Voici une idée sur les différents types de secrétariat externalisé qu’on peut trouver sur le marché.

 

Service de télésecrétariat personnalisé

Une seule secrétaire référente est dédiée au médecin afin de recevoir le maximum de ses appels telle une secrétaire au cabinet. En cas de débordement (trop d’appels), d’autres secrétaires seraient en mesure de prendre le relais. Ce type de prestation nécessite une formation au préalable de la secrétaire référente qui travaillera en collaboration avec le praticien. Coté facturation le volume d’appels n’a pas d’importance. Habituellement, ce type de secrétariat téléphonique est ouvert 5j/7, sur des horaires classiques.

Ce genre de plateforme téléphonique est recommandé lorsque le volume d’appel reste retreint (autour de 300 par mois) et surtout pour les médecins qui ont besoin d’assurer un suivi dont les appels sont plus compliqués à gérer que de la simple prise de rendez-vous. Ce système permet d'assurer un service de proximité personnalisé et adaptable au mode de fonctionnement du praticien et de sa patientèle.

 

Service de télésecrétariat favorisant le temps de décroché

Il s’agit d’un télésecrétariat hébergé sur un plateau avec un bon nombre de secrétaires spécialisées dans le médical qui vont répondre en 30 secondes à vos patients. C’est la meilleure alternative pour profiter à ses patients un service rapide et efficace. Ce type a en plus l’avantage d’offrir une certaine souplesse au niveau des horaires. Il est conçu pour les types de professionnels et particulièrement ceux qui ont un gros volume d’appel (c’est-à-dire 700 appels ou plus par mois).

 

Le plateau standard en France ou à l’étranger

C’est le type de prestation qui offre moins de secrétaires que dans le second. Il se distingue par un temps de décroché plus long que dans les modèles précédents. Quant au prix, il serait toutefois plus intéressant avec une flexibilité notable en termes d’horaires et journées d’ouverture.

 

Service de télésecrétariat spécialisé autour d’une spécialité médicale

Certaines permanences téléphoniques sont dédiées à l’accueil téléphonique pour des radiologues ou des anesthésistes par exemple en vue de la complexité de la prise de rendez-vous chez ces professionnels de santé.

 

Secrétariat médical automatisé

Comme avec un télésecrétariat, il suffit de rediriger la ligne téléphonique du cabinet. Une secrétariat téléphonique virtuelle prend en charge tous les appels en se basant sur les informations contenues dans l’agenda en ligne du praticien. La secrétaire téléphonique virtuelle peut se multiplier à l’infinie, pour répondre à tous les appels en même temps. Cette gestion des appels simultanés est particulièrement appréciable. Le robot oriente et répond à plus de 90 % des appels (fixer un rendez-vous, prendre un message, donner les horaires des consultations libres…) sans l’intervention du médecin. Le médecin peut aussi choisir quels sont les patients ou les correspondants autorisés à l’interrompre pendant sa consultation. Ce système, très souple, réagit immédiatement aux changements opérés sur le planning du praticien, peut être disponible 24h/24, 365j/an, et est particulièrement économique.

 

  

Du coup, comment choisir ?

 

Faut-il mieux privilégier un petit secrétariat local, gérant les appels de quelques dizaines de cabinets, ou une grosse plateforme s’occupant de plusieurs centaines de cabinets ?

La réponse dépend évidemment des besoins de votre cabinet médical. Une petite plateforme téléphonique connaîtra mieux le réseau du médecin ; elle saura davantage conseiller et orienter les patients. Au contraire, une importante plateforme téléphonique ne pourra pas proposer cette proximité, mais elle aura une capacité de réponse plus importante, avec des horaires généralement plus étendus.

 

Quelle que soit la taille de la plateforme de secrétariat téléphonique ?

Il faut garder en tête que les télésecrétaires répondent aux appels de nombreux cabinets médicaux dans une même journée - à part quelques secrétariats « hauts de gamme », souvent très onéreux. Du coup, il peut être difficile d’appliquer à la lettre les consignes laissées par les médecins, notamment lorsque ces consignes changent régulièrement ou sont trop détaillées (ce qui peut surprendre).

 

Des secrétaires (pas toujours) médicales ?

Un autre point à vérifier concerne la formation médicale des télésecrétaires. Il est assez fréquent que les secrétaires employées dans ces centres ne disposent pas de formation spécifique au secrétariat médical. Le recours à des secrétaires médicales qualifiées est coûteux, leur grille de salaire étant plus élevée que pour leurs collègues non spécialisées. Nombreux sont les secrétariats qui ont recours à des secrétaires non médicales, moins aptes à appréhender la situation du patient et les besoins du médecin.

Certaines grosses structures ont aussi fait le choix de délocaliser tout ou partie de leur activité à l’étranger (Maroc, Tunisie, Maurice, Canada…). Evidemment, ce choix n’est pas dicté par une quelconque exigence sur la qualité de service, mais bien par l’optimisation de leurs coûts d’exploitation (double sens intéressant…).

 

Quel est le prix d'un secrétariat médical ?

Généralement, vous êtes facturé pour chaque appel (environ un euro). Certains proposent des forfaits qui permettent de lisser et de prévoir plus facilement les charges du cabinet. Au bout du compte, la facture se situe entre 400 et 1200 euros par mois, selon le nombre d’appels pris en charge.

En cas de forte activité, une part significatives des demandes de rendez-vous ne pourront pas être satisfaites, fautes de place dans votre agenda. Pour tenter de trouver une solution, la secrétaire y passe même plus de temps que pour une banale prise de rendez-vous. Dans ce cas, on comprend que les télésecrétariats n’ont d’autre choix que de vous facturer ces appels, quelle qu’en soit l’issue. Pour le médecin, cet argent est gaspillé, purement et simplement... Il est donc préférable d'anticiper cela en adoptant une solution véritablement adaptée à vos besoins.

 

Conclusion

 

Au final, pour bien choisir son télésecrétariat, le plus important est d’évaluer ses propres besoins et d’appréhender le marché du secrétariat médical à distance. Cette démarche permettra d’éviter les mauvaises surprises et de cibler la solution la mieux adaptée.

On ne peut, bien sûr, attendre du télésecrétariat la qualité de service d’une secrétaire physiquement présente au cabinet, qui connaît les patients, le médecin, ses besoins et sa personnalité. Cela peut provoquer de la frustration pour le médecin qui se plaint souvent d’un mauvais tri (trop d’appels transmis par la télésecrétaire, ou au contraire, pas assez).
 

Comment choisir son AGA ?

Les AGA sont des acteurs incontournables de la comptabilité des professions libérales, mais il n’est pas toujours simple de comprendre leur fonctionnement et leur rôle, notamment pour les nouveaux installés.

 

Quels sont les avantages d’une AGA ?

Comment la choisir ?

 

Voici des explications claires et utiles pour répondre à toutes vos questions.

 

 

Qu’est-ce qu’une AGA ?

 

Une AGA est une Association de Gestion Agréée qui s’adresse aux professions libérales soumises au régime BNC. Ses principales missions sont d’aider les professionnels dans leur comptabilité, de les assister dans les démarches administratives et de vérifier leurs déclarations fiscales.

 

Pourquoi adhérer à une AGA ?

 

L’adhésion à une AGA est fortement conseillée dans toutes les professions libérales. Quelle que soit votre comptabilité, l’AGA est un intermédiaire quasiment indispensable pour vos déclarations fiscales. Elle va en effet vérifier l’ensemble de vos documents comptables, tels que la déclaration 2035, le FEC etc… et étudier leur cohérence pour vous assurer une comptabilité sans erreur. Si vous n’avez pas d’expert-comptable, l’AGA vous sert le plus souvent d’intermédiaire pour télétransmettre votre dossier à l’administration fiscale.

 

Si vous avez des doutes et des questions concernant votre comptabilité, vos démarches administratives ou votre régime fiscal, votre AGA pourra également vous renseigner. Étant agréée par l’administration fiscale, elle bénéficie d’un lien direct avec l’inspection des impôts et saura vous répondre avec précision.

 

L’adhésion à une AGA permet également de bénéficier de réductions d’impôts. En effet, les professionnels libéraux soumis au BNC au régime de la déclaration contrôlée 2035 (hors micro-BNC) qui ne sont pas adhérents à une AGA voient leur bénéfice imposable majoré de 25%. De plus, les adhérents sous le seuil des 70 000 € de recettes qui optent pour une déclaration 2035 au réel bénéficient d’un remboursement des deux tiers de leurs frais de comptabilité. Sont pris en charge à la fois les frais d’adhésion à l’AGA, les frais de fournitures de bureaux dédiées à la comptabilité, ou encore l’abonnement à un logiciel de comptabilité comme Georges. Le salaire du conjoint peut également être déduit selon des conditions spécifiques à voir auprès de votre AGA.

Lors des trois premiers mois de leur adhésion, les nouveaux adhérents peuvent être dispensés de pénalités s’ils déclarent d’eux-mêmes des erreurs ou omissions dans leurs déclarations fiscales des années précédentes. Ce droit est cependant soumis à des conditions très strictes qui peuvent vous être détaillées par votre future AGA.

 

Comment choisir son AGA ?

 

Le choix de son AGA n’est pas évident car il en existe plus de 150 en France.
L’AGA ne doit pas être confondue avec le CGA, le Centre de Gestion Agréé, qui s’adresse aux indépendants soumis au régime BIC, et qui sera inutile pour un professionnel libéral. Vous trouverez également des OMGA, des Organisations Mixtes de Gestion Agréées, qui sont à la fois des AGA et des CGA. Ces organisations peuvent donc tout à fait convenir en guise d’AGA.

La proximité avec le lieu de résidence n’est pas une obligation. Certaines associations peuvent proposer des rendez-vous, mais de manière générale toutes les démarches se font par Internet. Pour information, les micro-BNC n’ont aucun avantage fiscal lié à l’adhésion à une AGA donc beaucoup s’en passent totalement.

Vous pouvez choisir une AGA proche de votre profession. N’hésitez pas à vous renseigner sur leurs sites internet et à comparer les services proposés.

 

Comment adhérer à une AGA ?

 

Une fois votre AGA choisie, rendez-vous sur son site Internet pour remplir une demande d’adhésion. Il suffit de télécharger un bulletin, de le compléter et de l’envoyer, avec toutes les pièces justificatives demandées, à l’adresse de votre AGA. Le règlement de l’adhésion peut se faire directement sur Internet ou par chèque à envoyer avec votre bulletin, selon les associations.
La date limite d’adhésion est différente suivant votre situation. Après cette date, l’adhésion est quand même prise en compte mais vous ne bénéficierez pas de la non majoration de 25% sur votre bénéfice de l’année.

 

Voici les dates limites d’adhésion pour l’année 2019 :

  • Si vous êtes déjà installé et que c’est votre première adhésion à une AGA, vous devez adhérer avant le 1er juin 2019.
  • Si vous venez de vous installer, vous avez cinq mois à partir de la date officielle de votre installation pour souscrire à une AGA.
  • Si vous êtes en micro-BNC et que votre chiffre d’affaires dépasse la limite de 70 000 € durant l’année 2019, alors vous devez adhérer avant le 1er janvier 2020 si vous optez pour une 2035 au réel et que vous voulez éviter la majoration fiscale de 25%. À partir de l’exercice fiscal 2020, vous serez de toute façon obligatoirement au régime de la déclaration contrôlée, c’est à dire en déclaration 2035.
  • Si vous souhaitez changer d’AGA, prenez contact directement avec la nouvelle AGA vers qui vous voulez migrer en fin d’année civile, avant le renouvellement automatique de votre adhésion à votre ancienne AGA.

Il existe une exception si vous êtes remplaçant, expliquée dans le Bulletin Officiel des Finances Publiques :

Il peut arriver que des membres des professions libérales (jeunes diplômés notamment) effectuent des remplacements pour le compte de confrères avant de procéder à leur propre installation. Il a paru possible d’admettre que la non-majoration de 1,25 leur soit accordé pour l’année entière alors même qu’ils n’ont adhéré à une association agréée ou à un organisme mixte de gestion agréé que dans les cinq mois suivant leur installation définitive.

Autrement dit, si vous avez effectué des remplacements avant l’installation de votre entreprise, une tolérance est accordée et vous ne devrez adhérer à une AGA que dans les cinq mois suivant votre installation définitive, comme n’importe quelle nouvelle entreprise.

Dans tous les cas, le régime micro-BNC apparaît souvent bien plus avantageux pour les remplaçants que le régime de la déclaration contrôlée 2035 dit « au réel ». Bien souvent, c’est donc la fin des remplacements qui déclenche la tenue d’une véritable comptabilité recettes-dépenses et l’adhésion à une AGA.

 

 

Vous voilà prêt à choisir votre AGA !

 

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