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S'installer

 

Dans cette rubrique, vous trouverez des articles sur les démarches administratives ou le matériel nécessaire pour commencer.

Mais aussi des conseils et des astuces utiles pour une installation en libéral.

 

Checklist : s'installer en libéral

Prêt à vous lancer, vous vous installez bientôt !!

Quelques démarches vont être nécessaires avant de pouvoir poser votre plaque et recevoir des patients.

 

Voici les principales, mais nous vous conseillons de consulter les autres articles plus étoffés sur les actions à réaliser qui pourraient être à faire selon votre projet : 

 

Inscription au tableau de l'Ordre

 

Si ce n'est déjà fait, vous devez demander votre inscription au tableau de l'Ordre des médecins.

Contactez le conseil départemental de l'Ordre des médecins de votre lieu d'exercice pour obtenir les documents et la liste des pièces justificatives nécessaires à votre demande d'inscription.

 

Pour vous faciliter la vie, tous nos packs intègrent la réalisation de toutes ces formalités administratives en plus d'autres prestations. N'hésitez pas à les consulter et choisir celui qui correspond à votre projet médical directement en bas de cette page.

 

 

Enregistrement auprès de l'Assurance Maladie

 

Après l'avoir déclaré auprès du conseil de l'Ordre, vous pouvez contacter l'Assurance Maladie pour faire enregistrer votre exercice libéral.

Pour cela vous devez déposer votre dossier d'enregistrement et prendre rendez-vous avec l'Assurance Maladie pour un rendez-vous physique obligatoire.

 

C'est à cette étape-là que vous devrez vous positionner sur votre conventionnement, en secteur 1, 2 ou 3 et si vous prenez l'option Optam. Pour en savoir plus, vous pouvez consulter notre article dédié à ce sujet.

  

Pour vous faciliter la vie, tous nos packs intègrent la réalisation de toutes ces formalités administratives en plus d'autres prestations. N'hésitez pas à les consulter et choisir celui qui correspond à votre projet médical en bas de cette page.

 

 

S'inscrire à l'URSSAF

 

Il est nécessaire d'enregistrer son activité à l'URSSAF. Pour cela, rendez-vous sur le CFE, Centre de Formalités des Entreprises. Démarche à réaliser au plus tard dans les 8 jours qui suivent le début d'activité.

Vous pouvez ensuite créer votre espace en ligne sur le site de l'URSSAF pour faciliter vos démarches.

 

 

L'assurance responsabilité civile professionnelle (RCP)

 

Pour mémoire, tous les professionnels de santé exerçant à titre libéral, de même que les sociétés qu'ils peuvent former, doivent avoir une assurance responsabilité civile couvrant l'ensemble des actes qu'ils pratiquent, même les remplaçants.

 

Adhérez gratuitement à Envolib Achats pour bénéficier des accords que nous avons négociés pour votre RCP, votre prévoyance et toutes vos assurances pro et privées de manière générale.

 

Adhésion à la CARMF

 

L'adhésion à la CARMF est obligatoire pour tout médecin inscrit à l'Ordre et exerçant en libéral - même à temps partiel, même s'il exerce par ailleurs une activité salariée.
L'inscription est à réaliser ici : https://extranet.carmf.fr/adherents/connecter

 

 

Les statuts de société et le financement

 

Pour cet aspect juridique, chaque projet nécessite une attention particulière.

N'hésitez pas à nous contacter, nous serons ravis de vous accompagner dans vos démarches :)

 

 

Divers

Ouvrez un compte bancaire dédié à votre activité professionnelle en libéral.

Adhérez à une Association de Gestion Agrée (AGA) dans les 5 mois après l’installation 

Assurez-vous de la conformité des locaux pour l’accessibilité aux personnes handicapées.

 

 

 

 

Si toutes ces démarches fastidieuses vous freinent, il existe une méthode bien plus simple : choisissez un pack adapté à votre projet en descendant en bas de page et nous ferons les démarches pour vous !

 

 

  

 N'hésitez pas à nous consulter, nous sommes là pour vous aider.

 

 

Choisir son lieu d'installation


Pas simple de choisir son lieu d'installation.

 

En fonction de son choix de vie, de sa famille ou d'attirances personnelles, choisir son lieu d'installation n'est pas toujours simple.

Pour vous aider, il est tout de même intéressant de réaliser une étude de la démographie médicale déjà en exercice et des caractéristiques de se future patientèle sur un périmètre donné.

 

Voici donc 2 outils qui nous paraissent pertinents :

 

Un outil provenant de la DREES (Ministère de la santé) :

Données DREES

 

Grâce à lui, vous avez accès à une quantité importante de données démographiques de la population mais également des praticiens de santé. Vous pourrez par exemple consulter le nombre de médecins d'une spécialité dans un département, par tranche d'âge, par mode d'exercice, etc...
 
Un autre édité par le Conseil de l'Ordre des Médecins :

Données Conseil de l'Ordre des Médecins


Celui-ci brasse moins de données mais est complémentaire au précédent. Il est par ailleurs plus ludique puisque les résultats peuvent être directement visualisés sur une carte plutôt que dans des tableaux.

 

 

Une analyse de ces données peuvent être réalisées par nos équipes si vous souhaitez obtenir une "étude de marché" mise en forme d'une ou de plusieurs zones géographiques sans vous faire mal aux yeux avec ces outils.

 

 

Sachez par ailleurs que des mesures pour améliorer la répartition de l'offre de soins sur le territoire français sont proposées dans le cadre de la convention médicale avec l'assurance maladie. Pour en savoir plus, vous pouvez consulter notre article sur les aides à l'installation et à la pratique dans les zones sous-denses.

 

 

Faut-il acheter ou louer son cabinet ?

L'achat du local professionnel présente de nombreux avantages puisque cela permet :

  • de constituer un patrimoine négociable,

  • d'apporter, avec la propriété de l'outil de travail, la pérennité, c'est-à-dire la sécurité de l'installation,

  • de disposer de l'aménagement des locaux sans avoir à demander l'autorisation du propriétaire,

  • et sur le plan fiscal, les frais d'acquisition, ainsi que les intérêts des emprunts et les annuités d'amortissement, sont déductibles.

Il existe cependant quelques inconvénients comme tout investissement financier.

C'est-à-dire lorsqu'il est couvert par un emprunt, avec la charge, généralement à long terme, d'avoir à rembourser les mensualités en plus des charges locatives de fonctionnement. Il comporte de plus le risque, en cas de cession éventuelle, d'avoir à payer un impôt sur des plus-values.

 

On peut conclure que l'achat est une formule sûre, mais génère quelques contraintes, et correspond à un investissement à long terme.

 

N'hésitez pas à nous consulter pour échanger directement sur votre projet.

 

Que faire 90 jours avant l’installation ?

 

Ca y est, c'est lancé, vous allez vous installer en cabinet libéral ! Mais une installation, ça se prépare et les choses s'accélèrent… 

  

A cette étape de votre installation, certaines démarches doivent se terminer (voir les articles spécifiques)  :

 

Finaliser la création de sociétés (SCI, SCM, etc), choisir leur forme juridique et le fonctionnement comptable

Entériner l'acquisition ou la reprise de votre cabinet

Obtenir les autorisations d'exercer dans ce local

Mettre le local en conformité au regard du code de l'urbanisme

Terminer les travaux éventuels de mise en conformité aux normes PMR

  

Que reste-t-il à faire maintenant... à 90 jours de la première consultation ?

 

 

S'assurer

 

Contracter une assurance responsabilité civile professionnelle (RCP) : Obligatoire, même pour les remplaçants.

Cette assurance est à mettre à jour à chaque évolution de votre situation et de vos pratiques.

 

Prévenir également l’assureur de votre véhicule et de votre local si vous les utilisez à titre professionnel.

 

Prendre éventuellement un contrat de prévoyance et une complémentaire retraite.

 

=> Bénéficiez des accords négociés pour vous en adhérant gratuitement à Envolib Achats

Pour les primo-installants, nous avons négocié jusqu'à 3 000 € de remises par adhérent sur les assurances professionnelles et 10% sur les assurances privées.

 

 

Ouvrir un compte bancaire

 

Si vous exercez à titre individuel, ouvrir un compte bancaire distinct du compte privé est vivement recommandé. Cela facilite la comptabilité et la visibilité de vos revenus.

Il n'est pas nécessaire d'ouvrir un "compte professionnel" (avec frais de tenue de compte négociables) : vous pouvez simplement ouvrir un compte de particulier que vous réserverez à votre activité libérale.

 

Dans le cadre de la négociation avec les banques, vous serez amenés à discuter des frais de commission en cas d'usage d'un terminal de paiement électronique (une TPE ou lecteur CB).

 

=> Bénéficiez des accords négociés pour vous en adhérant gratuitement à Envolib Achats

 

 

Ouvrir une ligne mobile, prévoir internet et l'informatique

 

Ouvrir une ligne mobile pro chez un opérateur.

 

Choisir une adresse mail que vous n'aurez pas à modifier si vous changez de fournisseur d'accès : adresse gratuite ou acheter un nom de domaine.

 

Pour votre cabinet, la configuration pour un praticien seul n'est pas très compliquée. Elle devient plus délicate à plusieurs, avec plusieurs lignes téléphoniques, un besoin en débit internet important et une grande fiabilité pour ne pas se retrouver sans rien.

Il convient alors de se rapprocher de sociétés spécialisées en informatique, réseaux telecom et serveurs pour définir et configurer votre installation.

 

=> Bénéficiez des accords négociés pour vous en adhérant gratuitement à Envolib Achats

Nous avons sélectionné un partenaire compétent, réactif et capable d'auditer votre lieu d'exercice et vos souhaits. Il pourra ainsi définir la bonne configuration, depuis le raccordement de votre local au réseau jusqu'à la formation à votre logiciel de gestion médicale.

 

 

 

 

La suite dans l'article que faire 60 jours avant l'installation ?

 

Nos conseillers se tiennent également à votre disposition pour affiner ces listes en fonction de votre projet particulier, on adore le sur-mesure !

Et sachez que nous vous accompagnons et pouvons réaliser beaucoup de choses pour vous ! Concentrez-vous sur le médical, nous nous chargeons du reste !

 

 

 

Que faire 60 jours avant l'installation ?

 

Le cabinet ouvre dans 2 mois ! L'échéance approche à grand pas et il reste encore pas mal de choses à faire.

 

A J-60, voici les grands thèmes à traiter :

 

 

Acheter ses équipements

 

Il est temps de passer des commandes et croyez-nous, cela demande un peu de temps...

 

Acheter tout le mobilier (bureau, chaises, table d'examen, luminaires, décoration, ...)

Acheter un stock initial d'équipements médicaux et de consommables

Acheter son équipement informatique comprenant au minimum un ordinateur, une imprimante, un logiciel métier et un lecteur carte vitale, s’inscrire à Apycript pour avoir une messagerie sécurisée.
Commander la papeterie, faire des cartes de visite, des tampons encreurs

Faire graver une plaque en laiton pour la façade du cabinet, validée par le conseil de l'ordre et le syndic en cas de copropriété

Commander l'affichage : pancartes, autocollants, petits panneaux pour guider les patients, etc …

 

 => Bénéficiez des accords négociés pour vous en adhérant gratuitement à Envolib Achats

A l'installation, les dépenses sont importantes et nous vous préconisons d'adhérer à Envolib Achats au plus tôt pour profiter d'importantes remises pouvant atteindre facilement plusieurs milliers d'euros.

 

 

Réaliser les démarches administratives

 

S'inscrire au tableau de l'Ordre

 

S'enregistrer auprès de la CPAM et demander des formulaires papier (Arrêts de travail, feuilles de soin, ..), le délai est parfois long.

Contacter en parallèle un imprimeur pour obtenir des ordonnances sécurisées pour les médicaments classés stupéfiants.

     => Bénéficiez des accords négociés pour vous en adhérant gratuitement à Envolib Achats

     Nous avons un partenariat avec un imprimeur d'ordonnances agréé par la CPAM qui se chargera de votre demande rapidement et à moindre frais !

 

S'enregistrer à l'URSSAF via le CFE

 

Adhérer à la CARMF

 

Adhérer à une AGA (Association de Gestion Agréée)

  

 

 => Evitez de perdre votre temps et de vous faire du soucis pour ces démarches, vous avez largement d'autres choses à faire. Choisissez un pack et nous les ferons pour vous !

 

 

Ouvrir son planning de consultation

 

Quand vous en serez là, si vous êtes quelqu'un de normal, vous aurez un petit frisson !

Vous devez choisir votre organisation en vous posant plusieurs questions :

- quel type de secrétariat ? (Voir autre article dédié à ce sujet)

- quel mode de prise de rdv ?

- quels horaires définir pour ne pas se laisser déborder dès le départ ?

 

Une fois que vous aurez répondu à ces questions, vous pourrez avancer :

Choisir un télésecrétariat téléphonique ou embaucher une secrétaire

Choisir une plateforme de prise de rdv en ligne

Définir vos plages horaires de consultation

Ouvrir la prise de rdv en ligne

 

  => Bénéficiez des accords négociés pour vous en adhérant gratuitement à Envolib Achats

Nos conseillers se tiennent à votre disposition pour vous accompagner dans vos choix. Cette étape est cruciale à tous points de vue, que ce soit pour la relation avec vos patients, pour votre confort personnel et pour vos finances.

 

 

S'entourer de prestataires de services

 

Choisir une entreprise de ménage qui travaille avec des professionnels

Prévoir un contrat de gestion des déchets médicaux avec par exemple La collecte médicale

Faire installer une alarme et prendre un contrat de maintenance associé

Anticiper vos besoins spécifiques à votre spécialité comme la livraison d'azote liquide pour les dermatologues

 

=> Bénéficiez des accords négociés pour vous en adhérant gratuitement à Envolib Achats

 


Emménager dans son cabinet

 

Choisir un fournisseur d'électricité et/ou un fournisseur de gaz selon vos équipements de chauffage et de production d'eau chaude sanitaire

Prendre un contrat de maintenance et de dépannage pour vos équipements de production thermique

 

=> Bénéficiez des accords négociés pour vous en adhérant gratuitement à Envolib Achats
Nous avons en particulier un service de courtage en énergie qui vous permettra de bien choisir votre fournisseur et de bien comparer les meilleures offres du marché.

 

 

 

 

La suite dans l'article "que faire 30 jours avant l'installation ?"

 

Nos conseillers se tiennent également à votre disposition pour affiner ces listes en fonction de votre projet particulier, on adore le sur-mesure !

Et sachez que nous vous accompagnons et pouvons réaliser beaucoup de choses pour vous ! Concentrez-vous sur le médical, nous nous chargeons du reste !

 

Que faire 30 jours avant l’installation ?

La première consultation est dans 1 mois !! 

C’est le moment de peaufiner. Les finitions prennent du temps et peuvent être source de stress dans la dernière ligne droite. N’attendez donc pas le dernier moment pour faire ce travail, vous poser pour valider et lister toutes ces petites choses essentielles qu’on ne prévoit pas avant, bien occupé par les autres préparatifs.

 

Avoir un joli cabinet, propre, bien agencé, dans lequel vous et vos futurs patients vous sentirez sereins et en confiance est important.

 

A 30 jours, voici nos conseils :

 

Terminer vos achats

 

Mettre à disposition quelques magazines, quelques jouets d’enfants dans un coin cosy pour qu’ils s’occupent calmement, 

Des petites poubelles dans la salle d’attente et les toilettes,

Un pot à parapluies dans l’entrée pour les jours de pluie

Mettre en place les affichages. Consulter notre article sur ce sujet et s’assurer que tous les affichages réglementaires sont bien en place.

Finaliser la décoration, une petite plante par ci, un cadre par là.

 

 

Référencement de votre activité

 

Créer des comptes sur les principaux sites d'annuaires professionnels comme les pages jaunes. Il n'est pas nécessaire de choisir des packs de référencement payants.

Il est intéressant d'être bien enregistrer auprès de Google avec l'ouverture d'un compte MyBusiness et sur Map d'Apple.

Les patients utilisent de plus en plus ces moyens d'accès pour trouver un médecin. Dans le cadre d'un démarrage, l'acquisition de nouveaux patients est ainsi complète. Libre à vous de limiter votre visibilité sur internet une fois que votre patientèle sera mieux établie.

 

 

Ergonomie de votre espace de travail

 

Organiser votre espace de travail de manière ergonomique en rangeant vos matériels judicieusement. Tester vos gestes habituels à blanc car vous les répéterez à chaque consultation; un bon agencement avec vos équipements sous la main vous permettra de gagner en confort et de vous faire gagner quelques secondes à chaque consultation.

 

 

 

Configuration de votre logiciel médical

 

Paramétrer votre logiciel métier en préparant des prescriptions types, des courriers types, etc

Vous gagnerez un temps phénoménal pendant chaque consultation et vous pourrez poursuivre le dialogue avec votre patient sans trop d’effort.

 

Se familiariser avec vos équipements informatiques de manière générale, tester des impressions, ajouter une photo de votre smartphone à un dossier patient, etc...

 

 

 

Consultations à blanc

 

Dans la dernière ligne droite, une fois que vous estimez que tout est prêt, demander à votre entourage de venir en consultation.

Mieux vaut réaliser vos premières consultations en conditions réelles avec vos amis et vos proches qui pourraient jouer le rôle de patients lambda. Créer des dossiers patients, passer leurs cartes vitales, procéder aux règlements, réaliser des ordonnances si nécessaire et enchaîner en plusieurs pour appréhender votre rythme, rôder votre organisation et réaliser les derniers ajustements.

 

 

 

Et pour être au top !

 

Rencontrer les acteurs de santé à proximité de votre cabinet. Cela n’a pas de caractère obligatoire, mais c’est sympathique de se présenter, mettre des visages sur des noms et permettre de lancer plus facilement un travail d’équipe.

 

 

 

Ça y est ! Vous voilà fin prêt !

Nous espérons que ce guide vous aura guider dans votre installation et vous a permis de concrétiser cette étape imortante de votre vie avec un maximum de sérénité.

 

Sachez que nos équipes restent à votre disposition pour vous accompagner dans la préparation, la mise en oeuvre et la réussite de vos projets d’exercice médical.

L'équipement de base du cabinet

L’heure de l’installation approche. Avant de déterminer votre budget et de choisir votre équipement, il est utile de cibler le matériel minimum dont vous allez avoir besoin. Sachant que vos besoins varieront bien évidemment en fonction de votre type d’exercice.
  

Il est considéré que le budget minimum d’investissement s’élèverait à 22 500€, répartis comme suit : 5500€ de matériel, 3000€ de mobilier, 3000€ d’aménagement, 4500€ d’informatisation et 5000€ de frais de roulement. Sans compter donc ni l’achat de parts de SCI, ni l’éventuel rachat de patientèle (devenu très rare), ni le loyer, ni le véhicule.

Le plus souvent, un emprunt (sur une période de 7 à 15 ans en général) sera nécessaire pour financer l’installation. Un emprunt est même conseillé au regard des taux actuels, autant garder ses économies pour un éventuel coup dur et emprunter à faible coût, cet emprunt étant couvert par une assurance en cas de problème.

 

L’équipement de votre bureau et de votre salle d’examen


Certains vont investir beaucoup dans le mobilier de leur cabinet, d’autres pas. D’où une très grande variabilité du budget. Il faudra prévoir un bureau suffisamment grand pour installer votre matériel informatique et ranger quelques papiers. Un fauteuil de bureau pour vous et deux fauteuils en face de votre bureau, pour recevoir vos patients. Vous prévoirez également un ou deux petits meubles de rangement pour vos documents professionnels, votre comptabilité, vos revues, etc…


La table d’examen sera très variable selon votre exercice. Les moins chères vous coûteront entre 300 et 500€. En revanche, pour une table électrique pouvant être descendue et montée selon vos besoins, il faudra compter entre 2000 et 3000€. Si vous faites de la gynécologie, vous aurez aussi besoin d’une table d’examen assez perfectionnée (avec des étriers) et plus coûteuse. 

Pour tous ces achats, nous vous préconisons d'adhérer à notre service gratuit Envolib Achats qui vous permettra de bénéficier de tarifs négociés auprès de nombreux partenaires et faire de grosses économies au moment de votre installation et des renouvellements de matériels.

 

La salle d’attente


Au minimum, vous devez prévoir un certain nombre de chaises et une table basse pour mettre à disposition des revues. Un coin enfant sera aussi le bienvenu, avec une petite table à bonne hauteur et quelques jeux pour que les plus petits puissent s’occuper. 
Avant de faire vos achats, n’oubliez pas la dimension hygiène : l’ensemble doit être facilement lessivable. Moquettes, coussins et jeux pour enfants non lavables ne sont pas adaptés à une salle d’attente médicale. 
Par souci de confidentialité pour vos patients, votre salle d’attente ne devrait pas donner sur la rue et être suffisamment éloignée de l’accueil/secrétariat pour que les conversations à teneur médicale restent privées.

 

Le matériel d’examen


Là encore, votre investissement dépendra beaucoup de votre type d’exercice : rural ou urbain ? isolé ou en groupe ? Mais aussi de vos sous-spécialités : faites-vous de la gynécologie ? de la pédiatrie ? Bien entendu, le matériel ne sera pas le même. 


Profitez de tout votre matériel à prix réduit en adhérant gratuitement à Envolib Achats.

 

La trousse d’urgence


Les produits indispensables seront eux aussi variables selon l’endroit où vous exercez et la médecine que vous pratiquez. 
Certains produits sont incontournables : anesthésiques locaux, désinfectants, chambre d’inhalation, seringues, lames de bistouri, stéristrips et nécessaire à la petite chirurgie. 
D’autres produits sont plus ou moins indispensables en fonction de la distance séparant votre cabinet du premier service d’Urgences : bandes de plâtres, bouteille d’oxygène, matériel d’intubation, nécessaire à perfusion, etc…

 

Profitez de tout votre matériel à prix réduit en adhérant gratuitement à Envolib Achats.

 

L’équipement informatique de base

 

En dehors de l’ordinateur de votre choix et des périphériques de base (imprimantes/scanner, connexion Internet…), vous devrez investir dans un lecteur de carte vitale/ logiciel de télétransmission, un terminal bancaire pour paiement par CB, un logiciel médical (Vidal…) et éventuellement un logiciel de comptabilité. 

Pour ces achats non négligeables dont la fiabilité est primordiale, nous vous préconisons de vous faire accompagner par des entreprises spécialisées qui assureront l'installation mais aussi un service de dépannage à distance rapide et efficace.

Nous avons des accords avec des entreprises compétentes et spécialisées dans la gestion des cabinets médicaux. Il vous suffit d'adhérer à Envolib Achats pour bénéficier de leurs services à prix réduit.

 

 

Quel télésecrétariat choisir ?

 

 

Certains praticiens se demandent souvent si l'engagement d'un télésecrétariat médical est vraiment indispensable ou pas. En s’occupant de la gestion des appels et de l’agenda, un télésecrétariat est l’alternative idéale pour permettre au praticien de replacer la médecine au cœur de sa journée, notamment quand il n’a pas d’assistante avec lui. Et même en présence de sa secrétaire au cabinet, le praticien préférait déléguer la prise de rdv à la plateforme et charger son assistante des tâches administratives.

Le secrétariat à distance aurait une plus grande plus-value pour les praticiens qui souhaitent gagner en patientèle du moment où ce service leur permet une joignabilité assurée jusqu’à 64 heures par semaine (même en dehors des horaires d’ouverture du cabinet).

 

Mais attention, l’externalisation du secrétariat est un poste sensible. Une mauvaise qualité de réponse peut avoir de lourdes conséquences sur l’activité du cabinet médical. Un temps d’attente trop long est souvent source de frustration et de découragement chez les patients.

Alors, comment être sûr de faire le bon choix ? Que faut-il vérifier en priorité ?

 

 

Définition du télésecrétariat

 

Le télésecrétariat n’est autre qu’une nouvelle forme d’organisation, un nouveau moyen pour les entreprises d’organiser leur secrétariat. Les professionnels de santé, dont le travail demande beaucoup de patience et de concentration, ont bel et bien besoin d’un service qui leur permet de bénéficier du savoir-faire d’une secrétaire sans avoir à embaucher une salariée ainsi que l’opportunité pour les entrepreneurs de disposer d’une secrétaire à temps choisi tout en réalisant des économies.

La société proposant ses services d’accueil téléphonique permet au médecin de déléguer une ligne téléphonique à un groupe de secrétaires, spécialisées dans la gestion des problématiques médicales, afin de gérer à distance les appels à un groupe de secrétaires. Outre la réception d’appel, les télésecrétaires sont habilitées à gérer l’agenda du professionnel et probablement la rédaction de quelques mails ou autres documents.

 

 

Les types de télésecrétariat

 

Il existe plusieurs types de télésecrétariat. Chacun a des spécificités qui lui sont propres, suivant les besoins des clients. La prestation pourvue doit ainsi être adaptée à la nature du service que le médecin tend à fournir à sa patientèle.

Voici une idée sur les différents types de secrétariat externalisé qu’on peut trouver sur le marché.

 

Service de télésecrétariat personnalisé

Une seule secrétaire référente est dédiée au médecin afin de recevoir le maximum de ses appels telle une secrétaire au cabinet. En cas de débordement (trop d’appels), d’autres secrétaires seraient en mesure de prendre le relais. Ce type de prestation nécessite une formation au préalable de la secrétaire référente qui travaillera en collaboration avec le praticien. Coté facturation le volume d’appels n’a pas d’importance. Habituellement, ce type de secrétariat téléphonique est ouvert 5j/7, sur des horaires classiques.

Ce genre de plateforme téléphonique est recommandé lorsque le volume d’appel reste retreint (autour de 300 par mois) et surtout pour les médecins qui ont besoin d’assurer un suivi dont les appels sont plus compliqués à gérer que de la simple prise de rendez-vous. Ce système permet d'assurer un service de proximité personnalisé et adaptable au mode de fonctionnement du praticien et de sa patientèle.

 

Service de télésecrétariat favorisant le temps de décroché

Il s’agit d’un télésecrétariat hébergé sur un plateau avec un bon nombre de secrétaires spécialisées dans le médical qui vont répondre en 30 secondes à vos patients. C’est la meilleure alternative pour profiter à ses patients un service rapide et efficace. Ce type a en plus l’avantage d’offrir une certaine souplesse au niveau des horaires. Il est conçu pour les types de professionnels et particulièrement ceux qui ont un gros volume d’appel (c’est-à-dire 700 appels ou plus par mois).

 

Le plateau standard en France ou à l’étranger

C’est le type de prestation qui offre moins de secrétaires que dans le second. Il se distingue par un temps de décroché plus long que dans les modèles précédents. Quant au prix, il serait toutefois plus intéressant avec une flexibilité notable en termes d’horaires et journées d’ouverture.

 

Service de télésecrétariat spécialisé autour d’une spécialité médicale

Certaines permanences téléphoniques sont dédiées à l’accueil téléphonique pour des radiologues ou des anesthésistes par exemple en vue de la complexité de la prise de rendez-vous chez ces professionnels de santé.

 

Secrétariat médical automatisé

Comme avec un télésecrétariat, il suffit de rediriger la ligne téléphonique du cabinet. Une secrétariat téléphonique virtuelle prend en charge tous les appels en se basant sur les informations contenues dans l’agenda en ligne du praticien. La secrétaire téléphonique virtuelle peut se multiplier à l’infinie, pour répondre à tous les appels en même temps. Cette gestion des appels simultanés est particulièrement appréciable. Le robot oriente et répond à plus de 90 % des appels (fixer un rendez-vous, prendre un message, donner les horaires des consultations libres…) sans l’intervention du médecin. Le médecin peut aussi choisir quels sont les patients ou les correspondants autorisés à l’interrompre pendant sa consultation. Ce système, très souple, réagit immédiatement aux changements opérés sur le planning du praticien, peut être disponible 24h/24, 365j/an, et est particulièrement économique.

 

  

Du coup, comment choisir ?

 

Faut-il mieux privilégier un petit secrétariat local, gérant les appels de quelques dizaines de cabinets, ou une grosse plateforme s’occupant de plusieurs centaines de cabinets ?

La réponse dépend évidemment des besoins de votre cabinet médical. Une petite plateforme téléphonique connaîtra mieux le réseau du médecin ; elle saura davantage conseiller et orienter les patients. Au contraire, une importante plateforme téléphonique ne pourra pas proposer cette proximité, mais elle aura une capacité de réponse plus importante, avec des horaires généralement plus étendus.

 

Quelle que soit la taille de la plateforme de secrétariat téléphonique ?

Il faut garder en tête que les télésecrétaires répondent aux appels de nombreux cabinets médicaux dans une même journée - à part quelques secrétariats « hauts de gamme », souvent très onéreux. Du coup, il peut être difficile d’appliquer à la lettre les consignes laissées par les médecins, notamment lorsque ces consignes changent régulièrement ou sont trop détaillées (ce qui peut surprendre).

 

Des secrétaires (pas toujours) médicales ?

Un autre point à vérifier concerne la formation médicale des télésecrétaires. Il est assez fréquent que les secrétaires employées dans ces centres ne disposent pas de formation spécifique au secrétariat médical. Le recours à des secrétaires médicales qualifiées est coûteux, leur grille de salaire étant plus élevée que pour leurs collègues non spécialisées. Nombreux sont les secrétariats qui ont recours à des secrétaires non médicales, moins aptes à appréhender la situation du patient et les besoins du médecin.

Certaines grosses structures ont aussi fait le choix de délocaliser tout ou partie de leur activité à l’étranger (Maroc, Tunisie, Maurice, Canada…). Evidemment, ce choix n’est pas dicté par une quelconque exigence sur la qualité de service, mais bien par l’optimisation de leurs coûts d’exploitation (double sens intéressant…).

 

Quel est le prix d'un secrétariat médical ?

Généralement, vous êtes facturé pour chaque appel (environ un euro). Certains proposent des forfaits qui permettent de lisser et de prévoir plus facilement les charges du cabinet. Au bout du compte, la facture se situe entre 400 et 1200 euros par mois, selon le nombre d’appels pris en charge.

En cas de forte activité, une part significatives des demandes de rendez-vous ne pourront pas être satisfaites, fautes de place dans votre agenda. Pour tenter de trouver une solution, la secrétaire y passe même plus de temps que pour une banale prise de rendez-vous. Dans ce cas, on comprend que les télésecrétariats n’ont d’autre choix que de vous facturer ces appels, quelle qu’en soit l’issue. Pour le médecin, cet argent est gaspillé, purement et simplement... Il est donc préférable d'anticiper cela en adoptant une solution véritablement adaptée à vos besoins.

 

Conclusion

 

Au final, pour bien choisir son télésecrétariat, le plus important est d’évaluer ses propres besoins et d’appréhender le marché du secrétariat médical à distance. Cette démarche permettra d’éviter les mauvaises surprises et de cibler la solution la mieux adaptée.

On ne peut, bien sûr, attendre du télésecrétariat la qualité de service d’une secrétaire physiquement présente au cabinet, qui connaît les patients, le médecin, ses besoins et sa personnalité. Cela peut provoquer de la frustration pour le médecin qui se plaint souvent d’un mauvais tri (trop d’appels transmis par la télésecrétaire, ou au contraire, pas assez).
 

Comment choisir son AGA ?

Les AGA sont des acteurs incontournables de la comptabilité des professions libérales, mais il n’est pas toujours simple de comprendre leur fonctionnement et leur rôle, notamment pour les nouveaux installés.

 

Quels sont les avantages d’une AGA ?

Comment la choisir ?

 

Voici des explications claires et utiles pour répondre à toutes vos questions.

 

 

Qu’est-ce qu’une AGA ?

 

Une AGA est une Association de Gestion Agréée qui s’adresse aux professions libérales soumises au régime BNC. Ses principales missions sont d’aider les professionnels dans leur comptabilité, de les assister dans les démarches administratives et de vérifier leurs déclarations fiscales.

 

Pourquoi adhérer à une AGA ?

 

L’adhésion à une AGA est fortement conseillée dans toutes les professions libérales. Quelle que soit votre comptabilité, l’AGA est un intermédiaire quasiment indispensable pour vos déclarations fiscales. Elle va en effet vérifier l’ensemble de vos documents comptables, tels que la déclaration 2035, le FEC etc… et étudier leur cohérence pour vous assurer une comptabilité sans erreur. Si vous n’avez pas d’expert-comptable, l’AGA vous sert le plus souvent d’intermédiaire pour télétransmettre votre dossier à l’administration fiscale.

 

Si vous avez des doutes et des questions concernant votre comptabilité, vos démarches administratives ou votre régime fiscal, votre AGA pourra également vous renseigner. Étant agréée par l’administration fiscale, elle bénéficie d’un lien direct avec l’inspection des impôts et saura vous répondre avec précision.

 

L’adhésion à une AGA permet également de bénéficier de réductions d’impôts. En effet, les professionnels libéraux soumis au BNC au régime de la déclaration contrôlée 2035 (hors micro-BNC) qui ne sont pas adhérents à une AGA voient leur bénéfice imposable majoré de 25%. De plus, les adhérents sous le seuil des 70 000 € de recettes qui optent pour une déclaration 2035 au réel bénéficient d’un remboursement des deux tiers de leurs frais de comptabilité. Sont pris en charge à la fois les frais d’adhésion à l’AGA, les frais de fournitures de bureaux dédiées à la comptabilité, ou encore l’abonnement à un logiciel de comptabilité comme Georges. Le salaire du conjoint peut également être déduit selon des conditions spécifiques à voir auprès de votre AGA.

Lors des trois premiers mois de leur adhésion, les nouveaux adhérents peuvent être dispensés de pénalités s’ils déclarent d’eux-mêmes des erreurs ou omissions dans leurs déclarations fiscales des années précédentes. Ce droit est cependant soumis à des conditions très strictes qui peuvent vous être détaillées par votre future AGA.

 

Comment choisir son AGA ?

 

Le choix de son AGA n’est pas évident car il en existe plus de 150 en France.
L’AGA ne doit pas être confondue avec le CGA, le Centre de Gestion Agréé, qui s’adresse aux indépendants soumis au régime BIC, et qui sera inutile pour un professionnel libéral. Vous trouverez également des OMGA, des Organisations Mixtes de Gestion Agréées, qui sont à la fois des AGA et des CGA. Ces organisations peuvent donc tout à fait convenir en guise d’AGA.

La proximité avec le lieu de résidence n’est pas une obligation. Certaines associations peuvent proposer des rendez-vous, mais de manière générale toutes les démarches se font par Internet. Pour information, les micro-BNC n’ont aucun avantage fiscal lié à l’adhésion à une AGA donc beaucoup s’en passent totalement.

Vous pouvez choisir une AGA proche de votre profession. N’hésitez pas à vous renseigner sur leurs sites internet et à comparer les services proposés.

 

Comment adhérer à une AGA ?

 

Une fois votre AGA choisie, rendez-vous sur son site Internet pour remplir une demande d’adhésion. Il suffit de télécharger un bulletin, de le compléter et de l’envoyer, avec toutes les pièces justificatives demandées, à l’adresse de votre AGA. Le règlement de l’adhésion peut se faire directement sur Internet ou par chèque à envoyer avec votre bulletin, selon les associations.
La date limite d’adhésion est différente suivant votre situation. Après cette date, l’adhésion est quand même prise en compte mais vous ne bénéficierez pas de la non majoration de 25% sur votre bénéfice de l’année.

 

Voici les dates limites d’adhésion pour l’année 2019 :

  • Si vous êtes déjà installé et que c’est votre première adhésion à une AGA, vous devez adhérer avant le 1er juin 2019.
  • Si vous venez de vous installer, vous avez cinq mois à partir de la date officielle de votre installation pour souscrire à une AGA.
  • Si vous êtes en micro-BNC et que votre chiffre d’affaires dépasse la limite de 70 000 € durant l’année 2019, alors vous devez adhérer avant le 1er janvier 2020 si vous optez pour une 2035 au réel et que vous voulez éviter la majoration fiscale de 25%. À partir de l’exercice fiscal 2020, vous serez de toute façon obligatoirement au régime de la déclaration contrôlée, c’est à dire en déclaration 2035.
  • Si vous souhaitez changer d’AGA, prenez contact directement avec la nouvelle AGA vers qui vous voulez migrer en fin d’année civile, avant le renouvellement automatique de votre adhésion à votre ancienne AGA.

Il existe une exception si vous êtes remplaçant, expliquée dans le Bulletin Officiel des Finances Publiques :

Il peut arriver que des membres des professions libérales (jeunes diplômés notamment) effectuent des remplacements pour le compte de confrères avant de procéder à leur propre installation. Il a paru possible d’admettre que la non-majoration de 1,25 leur soit accordé pour l’année entière alors même qu’ils n’ont adhéré à une association agréée ou à un organisme mixte de gestion agréé que dans les cinq mois suivant leur installation définitive.

Autrement dit, si vous avez effectué des remplacements avant l’installation de votre entreprise, une tolérance est accordée et vous ne devrez adhérer à une AGA que dans les cinq mois suivant votre installation définitive, comme n’importe quelle nouvelle entreprise.

Dans tous les cas, le régime micro-BNC apparaît souvent bien plus avantageux pour les remplaçants que le régime de la déclaration contrôlée 2035 dit « au réel ». Bien souvent, c’est donc la fin des remplacements qui déclenche la tenue d’une véritable comptabilité recettes-dépenses et l’adhésion à une AGA.

 

 

Vous voilà prêt à choisir votre AGA !

 

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